Paljonko työntekijän palkkaaminen maksaa?
Työntekijän palkkaamiseen liittyvä kirjoitukseni on kaksiosainen. Tämä on kirjoituksen ensimmäinen osa, jossa keskityn euroihin ja avaan sitä, kannattaako työntekijän palkkaaminen:
- Paljonko työntekijälle on maksettava palkkaa ja palkan sivukulut
- Muut työntekijästä aiheutuvat kulut
- Paljonko myynnin määrän on kasvettava, jotta työntekijän palkkaaminen kannattaa
Näkökulmani on pienyrittäjyydessä, kuten kaikissa Mites bisnekset-blogin kirjoituksissani. Tässä kirjoituksessa painopiste on erityisesti yritystoiminnassa, jossa on ajankohtaista ensimmäisen työntekijän palkkaaminen. Kerron kirjoitukseni toisessa osassa muista tärkeistä työnantajan ja ensimmäisen työntekijän palkkaamiseen liittyvistä asioista:
- Työnantajan velvollisuudet
- Palkkaaminen: työnkuva + nimike, mistä löytää hyvä työntekijä, työsopimus, perehdyttäminen
- Työterveys, työturvallisuus, työhyvinvointi
- Lomat ja sairauslomat
- Muut huomioitavat asiat
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen ei velvoita vielä työnantajarekisteriin ilmoittautumista, vaan rekisteröityminen on pakollista vasta kun työntekijöitä on vähintään kaksi. Kaikki muut työnantajan velvollisuudet sen sijaan syntyvät heti ensimmäisen työntekijän palkkaamisesta lähtien, eikä ole merkitystä onko työsuhde osa- tai määräaikainen tai onko kyse ns. keikkalaisesta. Myös työterveyssopimus on solmittava jo yhdelle osa-aikaiselle työntekijälle tai ”heittokeikkalaiselle”.
Paljonko työntekijälle on maksettava palkkaa?
Työntekijän minimipalkka määräytyy alan työehtosopimuksen mukaisesti. Palkka saa olla korkeampikin, ja usein onkin perusteltua maksaa minimipalkkaa korkeampaa palkkaa sen mukaisesti, millaista osaamista rekrytoivassa yrityksessä tarvitaan. Palkka ei kuitenkaan voi olla työehtosopimuksen minipalkkaa matalampi. Finlexin sivuilta linkin takaa löydät kaikkien alojen ajantasaiset työehtosopimukset.
Jos alalla ei ole työehtosopimusta, palkka sovitaan työnantajan ja työntekijän kesken. Palkan tulee olla tällöin tavanomaisena pidettävä ja työn vaativuuteen nähden kohtuullinen. Työnantajan velvollisuus on maksaa tehdystä työstä korvausta. Laki ei sinänsä määrittele, että korvaus on rahallinen korvaus. Palkka voi olla rahapalkan ja luontoisetujen yhdistelmä. Lue lisää palkasta työsuojelu– sivustolta.
Palkkatasolla on merkitystä moneen asiaan, kuten:
- Houkutteleeko työtehtävä osaavia työtekijöitä – todelliset ammattilaiset tietävät arvonsa. Ellei yrittäjä panosta palkkaan, ei välttämättä saa ammattilaista työntekijäksi.
- Sitoutuuko työntekijä työhön – liian matala palkka saattaa johtaa vaihtoherkkyyteen paremman palkkatason perässä.
Liian korkea palkka sen sijaan voi heikentää yrityksen kannattavuutta. Yrittäjä voi myös pohtia erilaisia kannustimia palkkaukseen. Kannustin voi olla sidoksissa työntekijän tuloksellisuuteen, mutta tällöin mittareiden, joilla tuloksellisuutta mitataan, on oltava huolella pohdittuja. Toisaalta tutkimukset kertovat, että rahapalkkaa tärkeämpiä asioita ovat työntekijän arvostaminen, joustavuus ja hyvä johtaminen. Nämä asiat kuitenkin tulevat työntekijälle ilmi vasta kun hänet on rekrytoitu. Palkkatasosta keskustellaan ennen näitä. Ja voiko yksinyrittäjä tietää olevansa hyvä esihenkilö, ellei ole koskaan toiminut esihenkilönä? Kun on tottunut tekemään asiat yksin, voin syntyä kipuilua ensimmäisen työntekijän saavuttua taloon.
Kun toimialalla ei ole työehtosopimusta, kannattaa ensimmäistä työntekijää rekrytoivan yrittäjän tutustua useamman alan työehtosopimusten palkkataulukoihin, joista saa käsitystä minipalkoista ja lisistä. Tilastokeskuksen palkat ja työvoimakustannukset-sivulta löydät palkkatilastot. Jonkinlaista osviittaa voi antaa myös Duunitorin palkkataso-julkaisu. Työntekijältä voi myös suoraan kysyä palkkatoivetta. Joku viisas on todennut, että palkka ei ole korvausta tehdystä työstä, vaan menetetystä vapaa-ajasta – työntekijän näkökulmasta. Työnantajan näkökulman sen sijaan tulisi olla tämä: työllistävälle yrittäjälle työntekijän työpanoksen tulee tuottaa enemmän kuin riski, vaiva ja raha yhteensä kustantavat. Pienyrittäjälle työntekijä ei kuitenkaan ole ”pelkkä pelinappula”, vaan parhaimmillaan yrittäjän oikea käsi ja luottokumppani. Allekirjoitan täysin sanonnan, jonka mukaan ensimmäisen rekrytoinnin on onnistuttava.
Työntekijän palkan sivukulut
Varsinaisen palkan lisäksi työntekijä palkkakuluja ovat sivukulut:
- Sairausvakuutusmaksu 1,53%
- Tyel-maksu eli eläkevakuutusmaksu 17,39% (ikä vaikuttaa prosenttiin)
- Työttömyysvakuutusmaksu 0,52% (kun palkkasumma ylittää 2 251 500€, prosentti on ylimenevältä osalta suurempi)
- Tapaturvavakuutus 0,70% (joillakin toimialoilla korkeampi)
- Ryhmähenkivakuutus 0,06%
Työnantajan osuus palkan sivukuluista on n. 21,09% palkasta. Työntekijä maksaa osan sivukuluista. Kun yrittäjä hahmottelee paljonko työntekijän palkkaaminen maksaa, on tapana käyttää kerrointa. 1,3 kerroin kattaa vain sivukulut ja lomarahan, kun taas 1,63 kerroin kattaa näiden lisäksi keskimääräiset sairauspoissaolotkin. Mitä korkeampaa kerrointa yrittäjä käyttää, sitä realistisempi laskelma tulee olemaan. Kerroin antaa aina vain suuntaa, eikä ole eurolleen tarkka laskelma.
Palkkakulun laskeminen kertoimen avulla tapahtuu näin:
Työntekijän bruttopalkka kuukaudessa on 2200€
2200€ x 1,3 = 2860€ – kerroin 1,3 kertoo sivukulut ja lomarahan/kk
2200€ x 1,63 = 3586€ – kerroin 1,63 kertoimella varaudutaan lisäksi mm. sairauspoissaoloihin
Kun yrittäjä pohtii, kannattaako työntekijän palkkaaminen, tulee huomioida myös loma- ja sairauspoissaolot. Palkanmaksu ei kuitenkaan ole ainoa kustannus, vaan kerron kohta lisää muista työntekijän palkkaamisesta aiheutuvista kuluista. Kirjoituksen lopussa havainnollistan esimerkin myötä paljonko myynnin määrän tulee kasvaa, jotta selviää kannattaako työntekijän palkkaaminen tai onko se edes taloudellisesti mahdollista.
Palkanmaksua varten on laadittava palkkalaskelma ja tulorekisteri-ilmoitus. Työnantaja huolehtii myös ennakonpidätyksestä ja mahdollisesta ammattiyhdistyksen jäsenmaksun pidättämisestä ja tilittämisestä. Työnantaja voi antaa palkanlaskennan tilitoimiston tehtäväksi, laskea palkan itse esimerkiksi maksuttomassa palkka.fi – palvelussa tai hyödyntää muita palkanlaskennan tai taloushallinnon ohjelmia. Tilitoimistolta ostettuna palkkalaskelma + tulorekisteri-ilmoitus maksaa yleensä n. 10-20€/palkanmaksu.
Muut työntekijästä aiheutuvat kulut
Työntekijän palkkaamiseen liittyy monenlaisia kuluja, jonka vuoksi yrittäjän on erittäin tärkeää tiedostaa, palkataanko työntekijä tekemään tuottavaa laskutettavaa työtä vai ns. tukitoimintoa, jolloin työntekijä ei suoraan tuota myyntiä / laskutusta. Tällöinkin on toki oltava lähtökohtaisesti ajatus, että työntekijä tuottaa jollakin tapaa, kuten vapauttaa yrittäjän itsensä työaikaa tukitoiminnoilta, jolloin yrittäjän tekemä laskutettava työaika lisääntyy tai jos työntekijä toteuttaa markkinointia tai myyntiä, laskutusta tulisi sitä kautta enemmän. Hyväntekeväisyydestä ei pieni yritys voi palkata työntekijää, vaan taustalla on aina oltava kannattavuusajattelu.
Yrityksen toiminnasta riippuen kuluja aiheutuu:
- työvälineistä
- työvaatteista ja suojaimista
- työtiloista ja työtilan varustelusta ja muista kuluista (kuten autopaikka, sähkö, vesi)
- ajoneuvosta tai liikkumisesta
- lisenssimaksuista
- viestinnästä, kuten puhelimesta ja liittymästä
Esimerkki euroina:
Työterveys: 80€/kk
Työvälineet, sis. kännykän ja tietokoneen kk-maksu: 120€
Liikunta/kulttuurietu 200€/v: 17€
Lisenssit: sähköposti 6€, muu ohjelma 30€, yht. 36€
Muut vakuutukset: 30€
Muut, kuten työtila-, ajoneuvo- jne kuluja 150€
Yhteensä 433€/kk
Edellä olevaa esimerkkiä ei voida yleistää, vaan jokaisen yrittäjän tulee listata oman toimintansa kustannukset. Työnantajan on turvattava ne asiat, joilla työntekijä tekee työtä, kuten ajantasaiset, toimivat ja turvalliset työvälineet. Lisäksi on huomioitava, että moni yrityksen kustannus on sidoksissa liikevaihtoon ja/tai yrityksen henkilöstömäärään. Kirjanpidon kustannus nousee paitsi palkanmaksun kulujen kasvun, myös ohjelmistomaksun myötä, samoin pankin palvelumaksut ja vakuutusmaksut ovat useimmiten suhteessa yrityksen liikevaihtoon. Useimmat kulut nousevat yrittäjäyhdistyksen jäsenmaksusta lähtien. Kustannuksia voi pyrkiä tasaamaan osamaksu- ja leasingratkaisuilla suurimpien hankintojen suhteen. Myös hankintojen poistot on huomioitava kun arvioidaan kannattavuutta.
Yksi suurimmista, ellei suurin, uuden työntekijän rekrytointiin liittyvistä kulueristä syntyy kun työntekijä aloittaa työt: perehdyttäminen. Perehdyttäminen on lakisääteistä eli työntekijällä on siihen oikeus ja työnantajalla velvollisuus. Onnistunut perehdyttäminen on avainasemassa työntekijän tuottavuuteen ja sitoutumiseen liittyen, mutta myös työturvallisuuteen ja työntekijän jaksamiseen. Kirjoitan lisää perehdyttämisestä kirjoitukseni toisessa osassa.
Paljonko myynnin määrän on kasvettava, jotta työntekijän palkkaaminen kannattaa?
Kun ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on ajankohtaista, yrittäjät ovat useimmiten hyvinkin tietoisia palkkakuluista. Palkkasumman laskeminen on suhteellisen simppeli laskutoimenpide. Harva yrittäjä kuitenkaan laskee paljonko myynnin määrän on kasvettava, jotta työntekijän palkkaaminen kannattaa. Jotta yrittäjä voi laskea, paljonko myynnin määrän on kasvettava, on tiedettävä oman yritystoiminnan hinnoittelun kate, joka kertoo kuinka monta senttiä jokainen myyty euro jättää yritykseen.
Esimerkki:
Työntekijän bruttopalkka/kk on 2500€
Kerroin 1,63 sisältää palkan sivukulut, vuosilomat ja keskimääräiset sairauspoissaolot (tämä kerroin on ns. reilu kerroin, jossa on pelivaraa mm. sairauspoissaoloihin)
Yrityksen kate on 20%
Tarvittava myynnin määrän lisäys on:
2500€ x 1,63€ x 12 kk = 48 900€/v.
(kerroin sisältää jo vuosilomat, joten ei ole tarvetta kertoa esim. 12,5:lla)
Moni yrittäjä laskee laskun tähän saakka, ja toteaa, ettei ole mahdoton asia ollenkaan, vaikka toki palkan lisäksi syntyy muitakin kustannuksia, joita aiheutuu mm. työvaatteista, työvälineistä, vakuutuksista, työterveydestä jne.
Kun kysymys kuuluu, paljonko myynnin määrän eli liikevaihdon tulee kasvaa, jotta työntekijän palkkaaminen kannattaa, on laskutoimenpidettä jatkettava ja otettava mukaan kate, joka esimerkissä on 20%:
48 900€ x 0,2= 244 500€
Tarvittava myynnin määrän lisäys on siis 244 500€/v. Tällainen summa sen vuoksi, että jokainen myyty euro jättää yritykseen 20 senttiä katetta. Työntekijän palkka on katettava 20-senttisillä. Jotta 20-senttisiä kertyisi niin paljon, että niistä voidaan maksaa 48 900 euron palkkakulut, on myytävä 244 500 eurolla.
Ellei näin tapahdu, työntekijän palkkaaminen ei ole taloudellisesti kannattavaa, järkevää tai edes mahdollista. Tilanne on erityisen hankala silloin, jos työntekijä on ”kasvuvaiheessa” eli ei ole vielä tuottava työntekijä. Toinen hankala tilanne on se, kun työntekijä on palkattu ns. yrityksen tukitoimintoihin eli ei tuota tällöinkään lisää myyntiä. Näissä tilanteissa muun yritystoiminnan tulee pystyä kannattelemaan taloudellisesti tilannetta todella hyvin- joka on harvemmin pienyrityksessä mahdollista.
Kasvavien yritysten kassa- eli käyttövarat ovat usein niukat. Työntekijöiden palkkakulut ja muut lisääntyvät hankinnat tyhjentävät tilin tehokkaasti. Lähes kaikki yritystoiminnan kulut kasvavat liikevaihdon myötä, vaikka kulut olisivatkin ns. kiinteitä. Erityisesti kasvavat yritykset tarvitsevat rahoitusta ennakoiden. Myynnin on toimittava ammattimaisesti, osaavia työntekijöitä on saatava riveihin, prosesseja on kehitettävä samanaikaisesti ja johdon kasvettava rooliinsa. Yhtälö on todella haastava. Ei mahdoton, mutta haastava. Kaikki sympatiani ovat kasvavien pienyritysten puolella!
Huomioita työntekijän palkkaamisesta
On toimialoja, joilla yritystä ei yksinkertaisesti voi pyörittää yksin. Kivijalkaliike, kuten kauppa tai ravintola pitkillä aukioloajoilla on tyypillinen esimerkki yrityksestä, joka yksin hoidettua uuvuttaa yrittäjän. Kun yritystoimintaa suunnitellaan, on jo perustamislaskemissa huomioitava työntekijä palkkakuluineen ja lomineen. Muutoin yritystoimintaa ei suunnitella kestävälle pohjalle. Ei ole hyvää yrittäjyyttä olla naimisissa yrityksensä kanssa 200 tuntia kuukaudessa. Monelle yrittäjälle tällainen yrittäjyys on ikään kuin pakkoyrittäjyyttä: sopimus sitoo jatkamaan ja kannattavuus ei salli apuvoiman palkkaamista. Kannattaako työntekijän palkkaaminen – kysymykseen voin vastata, että joillakin toimialoilla työntekijää ei yksinkertaisesti voi olla palkkaamatta. Lue lisää kirjoituksestani kahvilan perustaminen.
Yrityksen katteen on oltava kohdillaan, jotta työntekijän palkkaaminen on a) mahdollista ja b) kannattavaa. On eri asia työllistää itsensä yrittäjänä, kuin toimia työnantajana. Ei ole ollenkaan tavatonta, että yrittäjä maksaa itselleen pienempää palkkaa kuin työntekijälle. Yrittäjästä saattaa tuntua tällaisissa tilanteissa kovin harmilliselta, kun puhutaan esimerkiksi työajan lyhennyksestä palkan pysyessä samana. Työntekijöillä ei aina ole käsitystä siitä, miten vastuullisessa asemassa työnantaja, etenkin pienenä yrittäjänä, joutuu olemaan. Paineet kannattavuuden suhteen ovat todella kovia, katteet usein pieniä ja yrittäjä joutuu venymään kohtuuttomasti. On toki myös työntekijöitä, jotka antavat rahalle vastinetta ja enemmänkin. Mutta on myös työntekijöitä, jotka eivät tiedosta oman työpanoksensa vaikutusta pienen yrityksen toimintaan.
Yrittäjä ei voi kevyin perustein myöskään luopua (päästä eroon) työntekijästä, vaikka tämä ei olisi tuottava. Uskallan väittää, että yksinyrittäjän pelko virherekrytoinnista on sitovuuden vuoksi niin suuri, että mieluummin jätetään rekrytoimatta kokonaan. Paikallinen sopiminen on kentällä todellakin tervetullut asia! Eivät yrittäjät varmastikaan halua tieten tahtoen olla huonoja työnantajia. Pienyrittäjyys ei vain aina mahdollista hyvää työnantajuutta. Tällaisissa tilanteissa suosittelen ehdottomasti pienyrittäjälle ammattitaitoista yrittäjäkoulutusta, jonka anti voi parhaimmillaan auttaa kehittämään kannattavuutta ja järkeistämään ajankäyttöä. Lähtökohtaisesti niin yrittäjän kuin työntekijöiden tulisi pystyä voimaan hyvin – niin taloudellisesti, fyysisesti kuin henkisesti.
Yksinyrittäminen on toisinaan yksinäistä. Yritys tuottaa useimmiten vain kun yrittäjä on tekemässä työtä. Ei ole tuuraajaa, jos yrittäjä sairastuu tai haluaa pitää hieman lomaa. Työntekijä mahdollistaa parhaimmillaan yritystoiminnan järkevöittämisen. On myös tosiasia, ettei viisaus asu vain yhden ihmisen päässä. Yrittäjä saa työntekijästä palloseinän ajatuksilleen: on joku, jonka kanssa voi pohtia, suunnitella, tehdä ja kehittää.
Hinnan nostaminen, ulkoistaminen tai työntekijän vuokraaminen?
Nähdäkseni yleisin syy siihen, että yrittäjä alkaa pohtimaan ensimmäisen työntekijän palkkaamista on kiire. Koska yksinyrittäjä joutuu tekemään yrityksessään aivan kaiken ja yksi ihminen ei yksinkertaisesti voi venyä loputtomasti, oma jaksaminen on koetuksella. Jos asiakkaita on liikaa, ensimmäinen neuvoni on hinnan nostaminen. Hinnan korottamisella saadaan yleensä kannattamattomia asiakkaita karsittua, turhia ja työllistäviä yhteydenottoja (renkaanpotkijoilta, jotka eivät ole oikeasti ostohousut jalassa ja kilpailuttavat vain halvimman tekijän) ennaltaehkäistyä. Osa asiakkaista ja työmäärästä kaikkoaa hinnan nousun myötä, mutta jäljelle jäävät asiakkaat ovat useimmiten sellaisia, jotka arvostavat halvimman hinnan sijaan enemmän laatua. Kannattavuus ja yrittäjän jaksaminen saattavat jopa parantua. Toki palvelun hinnoittelu on taitolaji ja vaatii monenlaisia toimenpiteitä, kuten ylivertaisen kilpailuedun kirkastamista ja taitavaa viestintää. Kiirettä voi korjata muillakin toimilla, kuten prosessin tehostamisella, tukitoimien niputtamisella ja muilla ajankäytön hallinnan työkaluilla.
Mutta jos nämä kaikki yritystoiminnan kehittämisen keinot on jo toteutettu huolella ja kiire jatkuu, yrittäjän kannattaa pohtia, mitä tukitoimia voisi ulkoistaa. Voiko tilitoimisto tehdä jonkin taloushallintoon liittyvän asian, jota yrittäjä yhä hoitaa itse? Voiko kotisivujen tekijä ottaa vastatakseen jonkin markkinointiin liittyvän asian? Mihin yrittäjän oma aika ylipäätään kuluu? Muutaman viikon seurantajaksolla saattaa ilmetä lukuisia aikasyöppöjä, jotka voisi hoitaa joku muukin – ilman, että on tarvetta ryhtyä työnantajaksi. Kurkkaa Paula Aikio-Tallgrenin mielenkiintoinen kolumni Viikkosavossa: Jos tarvitset mekaanikkoa yritykseesi, älä välttämättä lähde rekrytoimaan mekaanikkoa.
Entä voidaanko vuokrata työntekijä? Tai ostaa palvelua alihankkijalta tai yrittäjäkumppanilta? Ehdotan näitä toimia sen vuoksi, että työnantajaksi ryhtyminen on vastuullinen tehtävä, eikä työntekijän palkkaaminen suinpäin ole järkevää. Olen tavannut 20-vuotisen urani aikana lukuisia pienyrittäjiä, joiden yritystoiminnan kannattavuus on heikentynyt rekrytointien myötä tai jopa loppunut kokonaan. Yksinyrittäessä yritystoiminta pyöri taloudellisesti kannattavasti, mutta palkkaaminen ajoi yritykset allikkoon. Ei ojasta, vaan kannattavasta yksinyrittäjyydestä.
Onko työntekijän palkkaaminen kannattavaa? Parhaimmillaan kyllä, kun yrittäjällä on riittävät resurssit palkkaamiseen:
- Aikaa perehdyttämiseen, opastamiseen, keskusteluihin. Rekrytointi kannattaa tehdä hieman etukenossa ennakoiden tai hiljaisena aikana, eikä sitten kun kiire on jo päällä.
- Aikaa työsuhdeasioihin ja velvoitteisiin perehtymiseen. Yrittäjäkoulutus, työsuojelu, Yrittäjäyhdistyksen lakineuvonta ja mahdollisesti oman tilitoimiston palkanlaskenta ovat oivallinen apu.
- Rahaa palkan ja muiden aiheutuvien kustannusten maksamiseen ja innostusta kehittää kannattavuutta. Mikäli kassa ei tähän taivu, kannattaa harkita lainan ottamista.
- Ymmärrys siitä, että oma asema muuttuu yksinyrittäjästä työnantajaksi.
En missään tapauksessa ole työntekijöiden palkkaamista vastaan, olen itsekin toiminut niin esihenkilönä kuin työnantajayrittäjänä. Päinvastoin näen työntekijöiden palkkaamisen yhtenä merkittävimmistä etapeista kohti yrityksen kasvun tietä. Ellei yrittäjä halua, uskalla tai osaa palkata työntekijöitä, hän torppaa itseltään ja yritykseltään kasvun mahdollisuudet. Vaikka yritystoiminnalla, työllistämisellä ja kasvulla on yhteiskunnallista merkitystä, on lopulta jokaisen yrittäjän oma henkilökohtainen valinta, haluaako lähteä kasvun tielle. Yksi suurimmista pohtimisen arvoisista asioista on haluaako yrittäjä vastata toisen tekemästä työstä, oppia delegoimaan ja luottamaan toiseen?
