Laskun laatiminen

Päivitetty 21.10.2022

Ohjeet laskun laatimiseen

Pienelläkin yrityksellä voi olla monenlaisia tapoja asiakkaan rahastamiseen: verkkomaksaminen, käteinen, mobiilimaksaminen ja laskuttaminen. Laskuttamalla yritys antaa asiakkaalle maksuaikaa. Laskun sisältö on määritelty, joten ihan minkälaista laskua tahansa ei asiakkaalle voi toimittaa. Laskun laatiminen edellyttää tietämystä maksuehdoista ja laskun sisällöstä. Kerron tässä kirjoituksessa:

• Miten lasku laaditaan
• Laskumerkinnät ja kevennetyt laskumerkinnät
• Mitä maksuehdot tarkoittavat
• Paljonko asiakkaalle on annettava maksuaikaa (yksityishenkilö tai yritys- ja yhteisöasiakas)
• Laskun perintä
• Miten viivästyskorko lasketaan

Miten lasku laaditaan?

Kerron ensin laskun laatimisen välineistä, sen jälkeen laskun sisältövaatimuksista ja maksuehdoista. Laskun laatiminen onnistuu monella tapaa. Yleisimmin yritykset käyttävät laskuttamiseen laskutusohjelmaa. Tarjolla on ilmaisia laskutusohjelmia kuin maksullisiakin. Ilmainen laskutusohjelma on useimmiten selainpohjainen, eikä edellytä asentamista tai kirjautumista. Niihin ei saa välttämättä laitettua tuote- tai asiakasrekisteriä ja joskus tietoturvallisuuskin saattaa olla kysymysmerkki. Ilmaisversiot ovat useimmiten karvalakkiversioita, mutta sopivat satunnaisiin tarpeisiin.

Laskutusohjelmia voi ostaa myös erikseen. Ennen kuin lähtee hankkimaan yritykselleen maksullista laskutusohjelmaa, kannattaa tarkistaa löytyykö sellainen jo kirjanpidon ohjelmasta. Lähes kaikkiin taloushallinnon järjestelmiin sisältyy laskutusohjelma. Myös pankkien yritystileihin voi liittää laskutusohjelman (useimmiten pienestä 5-10€/kk lisämaksusta).

Laskutusohjelman etuja ovat:

• Valmiit tekstikentät eli kun ne täyttää ja lasku tulee väkisinkin laadittua laskumerkintöjen mukaisesti.
• Tuote- ja asiakasrekisteri, jolloin toistuvia tuotetietoja tai asiakastietoja ei tarvitse kirjoittaa joka kerta uudelleen. Laskujen tekeminen nopeutuu.
• Helppo maksamisen seuranta eli reskontra. Ohjelma herjaa myöhästynyttä maksua. Laskutusohjelmissa on useimmiten toiminto, jolla voi tarvittaessa lähettää laskun asiakkaalle uudelleen, tai toimittaa huomautuksen/muistutuksen tai jopa perintään toimittamisen.
• Useimmissa laskutusohjelmissa voi valita, miten lasku toimitetaan asiakkaalle: verkko- tai e-laskuna, sähköpostitse vai kirjeitse.
• Lisäksi hyvä laskutusohjelma keskustelee yrityksen muiden järjestelmien kanssa oli kyseessä toiminnanohjaus- tai projektinhallinnan ohjelma. Parhaimmillaan esimerkiksi asennusfirman edustaja voi laatia laskun mobiilisovelluksella suoraan kentältä ja lasku koostuu asentajan työajanseurannasta, ajomatkasta ja käytetyistä materiaaleista.
• Kun laskuun on tarvetta tehdä muutoksia, eli toimittaa hyvityslasku, on se helppoa ohjelman kautta.

Muita tapoja laskun laatimiseen ovat:

• Laskupohjan laatiminen itse. Jotkut yritykset käyttävät omaa laskupohjaa, joka saattaa olla esimerkiksi yrityksen logolla varustettu Excel-taulukko, joka toimii samalla hinnoittelulaskurina.
• Perinteisellä tilisiirtopohjalla, joita saa pankeista. Tilisiirto on kaksiosainen ja jäljentävä: asiakkaalle annetaan alkuperäinen ja itselle jätetään kopio kirjanpidon aineistoon. Tilisiirto sopii satunnaista myyntiä tekeville yrittäjille, mutta myös ns. kentällä tapahtuvaan laskutukseen. Esimerkiksi kotisiivoojan on kätevää kirjoittaa käsin tilisiirto heti kun työ on saatu kohteessa päätökseen ja jättää tilisiirto asiakkaan pöydälle. Toki korvaavia mobiilisovelluksia on olemassa, kuten edellä todettiin, mutta osa yrittäjistä (ja myös asiakkaista) on edelleen perinteisen paperilaskun kannattajia – ja se heille suotakoon.
• Netistä voi ladata ja myös kirjakaupoissa ja toimistarvikkeita myyvissä kaupoissa on myytävänä erilaisia käteiskuittipohjia ja laskutuslomakkeita, jotka sopivat myös tilanteisiin, joissa on hyvä kirjoittaa laskun saman tien käsin. Näin esimerkiksi keikkakohteissa tai myyjäismyynnissä. Myyjäisissä ja torimyynnissäkin maksupäätteet ovat tosin päihittäneet käteiskuitit ja käteisen rahan.

Laskumerkinnät ja kevennetyt laskumerkinnät

Laskun laadinta on tarkkaa työtä, sillä sisällön täytyy vastata laskumerkintöjä. Täältä löydät Verohallinnon laskutusohjeen. Pienessä alle 400 euron laskussa saa käyttää kevennettyjä laskumerkintöjä. Verohallinnon mukaan kevennettyjä laskuvaatimuksia voi käyttää pääsääntöisesti vähittäiskaupassa, kun yritys myy tuotteita tai palveluita kuluttaja-asiakkaille.

Kevennetyt laskumerkinnät:

• laskun antamispäivä
• myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus)
• myytyjen tavaroiden määrä ja palvelujen laajuus sekä näiden laji
• suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain
• muutoslaskujen osalta viittaus alkuperäiseen laskuun sekä ne tiedot, joita laskulla muutetaan
• kevennetyn sisältövaatimuksen laskuissa on mahdollista ilmoittaa hinnat arvonlisäverollisina, jos suoritettavan veron määrä on merkitty. Veron perustetta ei siis tarvitse ilmoittaa.

Yli 400 euron laskuun on kirjattava:

• laskun antamispäivä
• juokseva tunniste
• myyjän arvonlisäverotunniste
• ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa tai kun on kyse tavaroiden yhteisömyynnistä
• myyjän ja ostajan nimi ja osoite
• tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
• tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
• veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
• verokanta
• suoritettavan veron määrä
• merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain taikka arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen
• ostajan verovelvollisuudesta merkintä ”käännetty verovelvollisuus”
• ostajan laatimaan laskuun merkintä ”itselaskutus”
• tiedot uusista kuljetusvälineistä
• merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmä-käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä-taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä-keräily- ja antiikkiesineet”
• merkintä ”voittomarginaalijärjestelmä-matkatoimistot”
• merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
• muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun

Lähteenä on käytetty Verohallinnon laskutusohjetta, johon on viitattu edellä. Laskuna voidaan pitää myös muunlaisia tositteita, kuin laskuja – maksutavasta riippuen.

Paljonko laskulle maksuaikaa?

Maksuehdoilla tarkoitetaan useimmiten sitä, kuinka monta vuorokautta asiakas saa laskulleen maksuaikaa. Yrityksen on annettava aina yksityishenkilölle vähintään 14 vrk maksuaikaa. Yksityishenkilöt ovat kuluttajansuojan alaisia, joten maksuehto juontuu sieltä.

Yritysten ja yhteisöjen välisessä kaupan käynnissä sen sijaan maksuaika sovitaan toimijoiden kesken – kuten muutoinkin kaupan ehdot. Lain mukaan julkisen toimijan maksimi maksuaika on 30 vrk. Elinkeinonharjoittajaltakaan ei saisi tuon pidempiä maksuaikoja odottaa, mutta laki antaa harmillisen mahdollisuuden kiertoon: maksuaika voi olla pidempi, kun asiasta on sovittu. Tosin useimmiten pidemmästä maksuajasta sopiminen on isomman toimeksiantajan yksipuolinen sanelu. Lue lisää: laki kaupallisten sopimusten maksuehdoista.

Maksuaikojen vaihteluväli on todella suuri: jopa 5 vuorokaudesta jopa 90 vuorokauteen.  On selvää, että mitä nopeammin raha kotiutuu asiakkaalta yrityksen tilille, sitä helpompaa yrityksen on maksaa omat laskunsa. Ja mitä hitaammin raha kotiutuu, sitä tukalammaksi yrityksen laskujen maksukyky muuttuu. Koska kuluja tulee säännöllisesti, kassa tyhjenee, mikäli maksuajat ovat liian pitkiä. Tyypillisesti suurempi päämies tai toimeksiantaja sanelee maksuehdot pienemmälle alihankkijayritykselle tai yrittäjäkumppanille. Pienempi yritys on näin altavastaajan roolissa: ellei maksuehtoihin suostuta, menetetään toimeksianto. Suomen yrittäjät ajaa kohtuuttomien maksuehtojen kieltämistä.

Yrityksillä on tällaisissa tilanteissa vaihtoehtoina esimerkiksi:

• Laskuttaminen osissa, kuten 20% heti toimeksiannon alkaessa ja loput erissä työn edetessä.
• Laskurahoituksen käyttäminen. Tällöin laskun asiakkaalle lähettää rahoitusyhtiö, joka odottelee pitkän ajan saatavaa, mutta maksaa laskun yrittäjälle heti, usein jopa seuraavana päivänä. Laskurahoituksella on hintansa, joten tämän käyttäminen tulee hinnoitella tarjoukseen.

Laskun maksuehdot

Maksuajan lisäksi laskuissa voi olla muitakin maksuehtoja. Osa yrityksistä haluaa kannustaa asiakasta maksamaan nopeasti (jotta oma kassa ei tyhjene) ja palkitsee asiakasta nopeasta maksamisesta. Tällöin maksuehdoksi voidaan kirjata esimerkiksi:

10 vrk -3%, 30 vrk netto

Tämä tarkoittaa sitä, että jos asiakas maksaa laskun 10 vuorokauden kuluessa, hän voi vähentää laskun loppusummasta kolme prosenttia. Asiakasta palkitaan euromääräisellä alennuksella nopeasta maksamisesta. Jos asiakas ei tartu tarjoukseen, hän voi maksaa laskun 30 vuorokauden kuluessa, mutta hän ei saa alennusta.

Laskun laatiminen muilla ehdoilla pohjautuu yleensä joko asiakkaan kanssa käytyyn keskusteluun, tarjoukseen tai sopimuksen. Ja laskun maksaminenhan on itse asiassa sopimus – myyjän ja ostajan välille muodostuu juridinen side.

Laskun periminen

Laskuttamiseen liittyy aina se mahdollisuus, ettei asiakas maksa laskua eräpäivään mennessä, oli kyseessä yksityishenkilö, yritys tai yhteisö. Yrittäjän kannattaa totuttautua siihen, etteivät saatavat ole tilillä eräpäivänä. Heti eräpäivän tienoilla ei kannata huolestua tai kimpaantua, vaan odotella muutama päivä tai viikkokin kaikessa rauhassa. Laskutusohjelmat eivät edes anna toimittaa muistutuslaskua muutaman päivän viiveestä.

Kun lasku on jäänyt maksamatta yksityishenkilöltä, yrittäjä voi toimittaa asiakkaalle 1-2 maksumuistutusta eli huomautuslaskua. Muistutusta ei voi toimittaa kuluttaja-asiakkaalle heti eräpäivän jälkeen, vaan vasta 14 vrk kuluttua ensimmäisestä eräpäivästä. Muistutuslaskuihin voi lisätä maksimissaan 5 euron lisän. Kilpailu- ja kuluttajavirasto on laatinut selkeän ohjeen yksityishenkilöille: näin perintä etenee. Ohjeistus on tutustumisen arvoinen yrittäjille, joilla on kuluttaja-asiakkaita.

Mikäli yrittäjä on merkinnyt alkuperäiseen eli ensimmäiseen toimitettuun laskuun viivästyskoron tai siitä on muuten erikseen sovittu kaupantekohetkellä, voi sen periä muistutuslaskuissa. Suomen pankki määrää viivästyskoron suuruuden. Viivästyskorko lasketaan näin:

Laskun summa 180€
Viivästyskorko 8% (vuosikorko eli 365 pvän korko)
Maksu viivästynyt 10 vrk
180 eur * 8% = 14,40 € vuosikorkoa, josta saadaan yhden päivän korko jakamalla 365 päivällä: 14,40€ / 365 = 0,039€
Kymmenen päivän korko: 0,039€ x 10 = 0,39€

Tässä tapauksessa viivästyskorko on vain noin 40 senttiä. Mikäli kyse on yksityishenkilöstä, laskuun ei voida lisätä 5€:n muistutusmaksua, koska lasku ei ole vielä kahta viikkoa myöhässä. Yrittäjän on toki saatava asiakkaalta rahansa, mutta yrittäjät usein miettivät, pahoittaako asiakas mielensä muistutuksesta tai pahimmassa tapauksessa menettävätkö he asiakkaan kokonaan. Ja pienissä rahasummissa jo pelkästään viivästyskoron laskemisesta on enemmän vaivaa kuin hyötyä. Tuokin laskutoimenpide oli siis vain 40 sentin arvoinen ja se on pois yrittäjän työajasta. Netistä löytyy myös viivästyskorkolaskureita.

Mikäli muistutukset eivät tehoa, on mahdollista turvautua perintätoimistoon. Perintätoimistoilla on kahdenlaisia toimintatapoja:

• Maksuttomat palvelut: Yritys ei joudu maksamaan palvelusta, mutta ei saa laskutustaan ennen kuin perintätoimisto on saanut sen perittyä asiakkaalta.
• Maksulliset palvelut: On mahdollista, että yritys saa laskutuksen heti, mutta perintätoimisto toki veloittaa tästä, koska ottaa laskutuksen omalle vastuulleen.

Varsinaiset perinnän kulut maksaa loppukädessä asiakas. Toisinaan kuitenkin käy niin, ettei saatava kotiudu kaikista yrityksistä huolimatta, jolloin se kirjataan kirjanpidossa luottotappioihin. Saatavat yksityishenkilöiltä vanhenevat kolmessa vuodessa.

Laskun laatiminen –  usein kysytyt kysymykset

Hinnoittelu ja laskun laatiminen ovat tärkeitä aiheita yrittäjäkoulutuksessa. Edellä mainittujen maksuaikojen, viivästyskoron ja muiden tärkeiden asioiden lisäksi tässä muutamia usein kysyttyjä kysymyksiä laskuttamiseen liittyen:

K: Onko laskutusasiakkaalta (B2C) kysyttävä henkilötunnus?

V: Ei. Tietosuojan vuoksi yritys ei edes saa kerätä sellaisia tietoja, joita ei tarvitse. Henkilötunnus tarvitaan, jos asiakkaalta haluaan tarkistaa luottotiedot.

K: Miten usein kannattaa laskuttaa?

V: Niin usein kuin mahdollista, jopa heti saman tien kun työ on tehty. Vähintään kerran viikossa!

K: Kannattaako laskut tehdä itse vai antaa ne tilitoimiston hoidettavaksi?

V: Pienen yrityksen kannattaa laatia laskut itse. Laskuttaminen hoituu samalla vaivalla kuin ilmoittaisi tiedot tilitoimistolle. Kun yritystoiminta kasvaa, tilanne saattaa muuttua.

K: Mitä tarkoittaa laskun asiakastarkastaminen?

V: Taloushallinnon ohjelmissa laskut saapuvat ohjelmaan eli yrittäjälle ei tule laskuja paperiversioina tai verkkopankkiin, saati sähköpostiin – kunhan yrittäjä muistaa toimittaa kaikille asiakkailleen laskutusohjeen, jossa ohjeistetaan asiakkaat maksamaan laskut verkkolaskuina. Asiakas voi toki maksaa myös muulla tavoin, mutta tällöin laskut skannataan taloushallinnon järjestelmään. Eli yrittäjä saa kaikki laskut kootusti suoraan järjestelmään. Tilitoimistossa harvemmin voidaan tehdä laskujen asiatarkastusta, sillä laskuista on tarkistettava niiden oikeellisuus ennen hyväksymistä: onko laskun lähettäjä laatinut sisällön oikein ja täsmäävätkö eurot siihen mitä on sovittu? Asiakastarkastamalla laskut yrittäjä tarkistaa niiden sisällön ennen laskun hyväksymistä ja maksamista. Tilitoimisto sitten tiliöi laskut, kuten muutkin yrityksen kulut ja tulot kirjanpidon tileille.

K: Tarvitsenko erillistä laskutusohjelmaa?

V: Ihan pieni aloittava yritys ei useinkaan tarvitse erillistä ohjelmaa, vaan yritystilin laskutusohjelma riittää. Mutta tämä riippuu liiketoiminnasta. Jos kyseessä on verkkokauppa, laskutusohjelmaa ei useimmiten tarvita lainkaan. Samoin kauppaliike, jossa asiakkaat maksavat maksupäätteen kautta, ei useimmiten tarvitse laskutusohjelmaa. Mutta jos suurin osa myynneistä tehdään yritys- ja yhteisöasiakkaille, saattaa laskutusohjelma esimerkiksi juuri kirjanpidon ohjelman yhteydessä osoittautua käteväksi ja aikaa säästäväksi.

K: Onko asiakkaalle annettava aina kuitti?

V: Kyllä on. Lisää voi lukea täältä: Laki kuitintarjoamismahdollisuudesta käteiskaupassa. Silloin kun asiakas saa laskun, lasku toimii kuittina eli tositteena. Yrittäjän tulee säästää kaikki ostojen ja myyntien tositteet kirjanpitoa varten.

Kuluttaja-asiakkaan laskuttamisesta

Suosittelen vielä viimeisenä jokaista yrittäjää, joka tekee kuluttajakauppaa, tutustumaan Kilpailu- ja kuluttajaviraston ohjeistukseen: Maksaminen ja laskutus. Ohje sisältää paljon tärkeää tietoa, kuten esimerkkeinä nämä:

• Yksityishenkilöltä ei saa periä ennakkomaksua, kuin painavista syistä
• Yksityishenkilöä ei saa houkutella valitsemaan luottoa maksutavaksi tarjoamalla alennettua hintaa luotollisesta ostoksesta
• Laskutuslisää voi käyttää vain jos asiakas voi valinnut jonkin tavallisuudesta poikkeavan maksutavan. Lisän tulee olla kohtuullinen.

Laskun laatiminen kuuluu jokaisen yrittäjän yrittäjyystaitoihin. Yrittäjän ei tarvitse onneksi muistaa jokaista laskumerkintöjen yksityiskohtaa, kun hyödyntää valmiista laskutusohjelmia ja laskupohjia. Hyvä yrittäjä:

• Laskuttaa tiheästi
• Seuraa laskujen kotiutumista
• Noudattaa laskumerkintöjä
• Neuvottelee lyhyet maksuajat (B2), jos mahdollista

Laskuttamiseen kannattaa varata riittävästi aikaa, samoin kuin jo ennen laskuttamista maksuehdoista sopimiseen ja asiakkaan taustojen tarkistamiseen. Jo pelkästään asiakasvalinnalla voidaan karsia monta ikävää laskuttamiseen liittyvää tilannetta yrittäjän arjesta. Yrittäjä voi pääsääntöisesti valita itse asiakkaansa. Mutta jos tahtotila on myydä kaikille, kannattaa tutustua tarjolla oleviin rahoitusyhtiöiden palveluihin, joilla yrittäjä voi nopeuttaa rahan kotiutumista ja ulkoistaa perinnän.