Skip to main content
Yleinen

Laskun laatiminen

By 14.2.201813 syyskuun, 2018Ei kommentteja

Sanotaan että yksi tärkeimmistä hommista, joka yrittäjän täytyy osata, on laskuttaminen. Siinä on perää, sillä mikäli laskut laaditaan viiveellä, käy niin että rahat loppuvat. Ja ylipäätään yksi tärkeimmistä ja yleisimmistä syistä y-tunnuksen hankkimiseen on tarve laskuttamiseen. Suomessa kun ei voi ottaa noin vain rahaa toiselta osapuolelta. Periaatteessa laillisesti saa myydä työpanosta/tuotteita ilman y-tunnusta eli yritystä 10 000 euroon saakka vuodessa, mutta tällöinkin tulot on kirjattava veroilmoitukseen kohtaan ”muut ansiotulot”, jolloin niistä maksetaan veroja. Tämän pienimuotoisen tulonhankinnan ilman y-tunnusta ymmärrän hyvin lapsilla, nuorilla ja pieniä sivutoimisia hommia tekevillä. Esimerkiksi satunnaiseen lapsen- tai lemmikinvahtina toimiseen ei kenenkään kannata perustaa yritystä ja tapana on, että mahdollinen palkkio maksetaan rahana suoraan käteen. Mutta tulot pitäisi lain mukaan siis merkitä veroilmoitukseen.

Aina ei ole mahdollista pyytää asiakkaalta käteistä rahaa, jolloin laskun laatiminen ja samalla ikävä kyllä maksuajan antaminen on välttämätöntä. (kuva: Pixabay Quinntheislander)

Mikäli tuotetta/palvelua ostaakin yritys, eikä yksityishenkilö, tilanne muuttuu. Yritysasiakas nimittäin saa kaikki liiketoimintaan kuuluvat kulut verovähennyksiin, mutta edellytyksenä on tosite eli ostokuitti tai lasku. Näin ollen yritysasiakas ei suostu maksamaan palkkiota rahana käteen, vaan hän vaatiikin laskun. Tätä varten on joko perustettava yritys eli hankittava y-tunnus, joka oikeuttaa laskuttamiseen tai käytettävä laskutuspalvelua, josta voit lukea lisää aikaisemmasta postauksestani täältä.

Laskun kirjoittamisessa on muutama huomioitava seikka. Laskulla annat asiakkaalle maksuaikaa. Käteismaksussahan asiakas maksaa HETI ja saat myös rahan käyttöösi heti. Laskuttaessa annat maksuaikaa, eikä ole takeita saatko rahaa laisinkaan. Laskun kirjoittaminen vaatii siis luottamusta. Maksuaikaa on annettava yksityishenkilöille Kuluttajaviraston ohjeistuksen mukaisesti 14 vuorokautta. Yritysten välisessä kaupassa on mahdollista sopia maksuajasta. Koska asiakkailla, niin yksityishenkilöillä kuin yrityksilläkin, on hyvin kirjavia laskunmaksutapoja, raha kotiutuu tilillesi harvoin eräpäivään mennessä. Tämä on hyvä ottaa huomioon. Kun asiakkaasi pyytää pitkää maksuaikaa, pohdi tarkkaan onko se a) olennaista asiakassuhteen säilymisen kannalta ja b) riittääkö sinulla itselläsi rahat. Niin ei saa käydä, että omat laskusi rästiytyvät pitkien maksuaikojen vuoksi. Laskuttamisessa on siis se huono puoli, ettet saa rahaa heti vaan JOSKUS – toivottavasti edes sen kuukauden aikana kun laskussa on eräpäivä. Huomaatte että olen kovin skeptinen, mutta puhun nyt kokemuksen äänellä.

Laskuttamiseen voit käyttää perinteisimmillään pankista saatavia pankkisiirtolomakkeita, joita saa sähköisinä, mutta edelleen myös perinteisinä paperiversioina, joihin kirjataan tiedot käsin. Lomakkeet ovat jäljentäviä. Anna asiakkaalle alkuperäinen ja pidä kopio itselläsi kirjanpitoaineistoa varten. Kirjakaupoissa on myytävänä erilaisia käteiskuittipohjia ja laskutuslomakkeita, jotka sopivat myös tilanteisiin, jolloin on hyvä kirjoittaa lasku saman tien käsin. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi keikkatöissä, joissa käydään asiakkaan luona tekemässä työtä ja halutaan jättää lasku samalla käynnillä. Moni lvi-asentaja ja kotisiivooja kirjoittaa laskun heti, koska on vielä tuoreessa muistissa montako tuntia kului aikaa ja mitä osia/tuotteita käytettiin. Eikä aikaa kulu enää jälkikäteen toimistohommiin.

Laskun voi laatia valmiille laskupohjalle tai vaikkapa perinteiselle pankkisiirtolomakkeelle. Laskun muodolla ei sinänsä ole väliä, kunhan siitä löytyy tarvittavat tiedot ja se on asiakkaalle helppolukuinen.

Yrittäjien saatavilla on myös monenlaisia laskutusohjelmia. Yksinkertaisimmat ja maksuttomat sopivat hyvin yksittäisiin tarpeisiin. Esimerkiksi www.ilmainenlaskutusohjelma.fi on todella helppokäyttöinen ja siitä saat ammattimaisen, siistin ja lakisääteiset laskutusvaatimukset täyttävän laskun. Ilmaisuudella on kuitenkin aina hintansa. En ota tässä nyt kantaa ilmaisohjelmien turvallisuuteen, vaan siihen että et pysty yksilöimään asiakasta, joten säännölliseen laskuttamiseen sopii paremmin laskutusohjelma, jossa on asiakasrekisteri, tuoterekisteri ja jopa reskontra eli ohjelma seuraa ovatko laskut kotiutuneet ja voit lähettää tarvittaessa muistutuksia. Laskutusohjelmien hinnat vaihtelevat 0-100 euron väliltä/kk lisäpalveluista ja toiminnoista riippuen. Mainio vaihtoehto on verkkolaskutus. Pankkien yritystileihin voi kytkeä e-laskuohjelman. Moni isompi yritys ja julkisen sektorin toimijahan ei ota vastaan muita kuin e-laskuja, joten se alkaa olla välttämätön pienellekin yritykselle. E-laskuttaminen on todella helppoa ja vaatii vain e-laskusopimuksen oman pankin kanssa. Lasku toimitetaan suoraan vastaanottajan verkkopankkiin.

Laskut eivät voi olla ihan minkä näköisiä tahansa, vaan laskujen on noudatettava lakisääteisiä laskumerkintöjä. Pienessä alle 400 euron laskussa saa käyttää kevennettyjä laskumerkintöjä. Tällöin laskuun on kirjattava vähintään nämä tiedot:
•laskun antamispäivä
•myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus)
•myytyjen tavaroiden määrä ja palvelujen laajuus sekä näiden laji
•suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain
•muutoslaskujen osalta viittaus alkuperäiseen laskuun sekä ne tiedot, joita laskulla muutetaan
•Kevennetyn sisältövaatimuksen laskuissa on mahdollista ilmoittaa hinnat arvonlisäverollisina, jos suoritettavan veron määrä on merkitty. Veron perustetta ei siis tarvitse ilmoittaa.

Yli 400 euron laskuun on kirjattava:
•laskun antamispäivä
•juokseva tunniste
•myyjän arvonlisäverotunniste
•ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa tai kun on kyse tavaroiden yhteisömyynnistä
•myyjän ja ostajan nimi ja osoite
•tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
•tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
•veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
•verokanta
•suoritettavan veron määrä
•merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain taikka arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen
•ostajan verovelvollisuudesta merkintä ”käännetty verovelvollisuus”
•ostajan laatimaan laskuun merkintä ”itselaskutus”
•tiedot uusista kuljetusvälineistä
•merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmä-käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä-taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä-keräily- ja antiikkiesineet”
•merkintä ”voittomarginaalijärjestelmä-matkatoimistot”
•merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
•muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun

Edellä olevat listaukset on lainattu Suomen yrittäjien sivuilta kohdasta Laskumerkinnät.

Laskulla annat asiakkaalle automaattisesti maksuaikaa. Kun maksu viivästyy eräpäivästä, oma tilanteesi hankaloituu ja voit toimittaa maksumuistuksia tai turvautua perintään. Kuten sanonta kuuluu: aika on rahaa. (Pixabay: stevepb)

Laskuttamiseen liittyy aina se mahdollisuus, ettei asiakas maksa ajoissa, jolloin saatat joutua toimittamaan maksumuistutuksia tai kyselemään laskusi perään. Myös perintätoimiston käyttäminen on mahdollista. Kun lasku on myöhässä, ei kannata hätäillä vielä muutamaan päivään, eikä vielä viikkoon. E-laskuohjelmat eivät anna edes toimittaa maksumuistutusta muutaman päivän viivästyksen vuoksi. Pyhäpäivät ja eri pankeissa sijaitsevat tilit viivästyttävät edelleen rahan siirtymistä. Voit toimittaa niin yrityksille, kuin yksityishenkilöille ensimmäisen maksumuistutuksen kun alkuperäinen lasku on erääntynyt. Yksityishenkilöiltä voi periä 5 euron suuruisen muistutusmaksun, mutta vasta kun laskun eräpäivästä on 14 vuorokautta. Voit toimittaa vielä toisenkin muistutuksen myöhemmin. Jos asiakas on tuttu, voit toki tiedustella muutoinkin laskusi perään.

Mikäli olet merkinnyt ALKUPERÄISEEN eli ensimmäiseen laskuusi viivästyskoron tai siitä on muuten erikseen sovittu kaupantekohetkellä, voit periä sen muistutuslaskuissa. Suomen pankki määrää viivästyskoron ja se lasketaan näin:

Laskun summa 180€
Viivästyskorko 8% (vuosikorko eli 365 pvän korko)
Maksu viivästynyt 10 vrk
180 eur * 8% = 14,40 € vuosikorkoa, josta saadaan yhden päivän korko jakamalla 365 päivällä: 14,40€ / 365 = 0,039€
Kymmenen päivän korko: 0,039€ x 10 = 0,39€

Tässä tapauksessa viivästyskorko on vain noin 40 senttiä. Mikäli kyse on yksityishenkilöstä, laskuun ei voida lisätä 5€:n muistutusmaksua, koska lasku ei ole vielä kahta viikkoa myöhässä. Yrittäjän on toki saatava asiakkaalta rahansa, mutta yrittäjät usein miettivät, pahoittaako asiakas mielensä muistutuksesta tai pahimmassa tapauksessa menettävätkö he asiakkaan kokonaan. Ja pienissä rahasummissa jo pelkästään viivästyskoron laskemisesta on enemmän vaivaa kuin hyötyä. Tuokin laskutoimenpide oli siis vain 40 sentin arvoinen ja se on pois yrittäjän työajasta. Netistä löytyy myös viivästyskorkolaskureita. Tässä eräs laskuri Suomen perintätoimiston kotisivuilta.

Mikäli muistutukset eivät tehoa, on mahdollista turvautua perintätoimistoon. Perintätoimistoilla on kahdenlaisia toimintatapoja:
-Maksuttomat palvelut: Yritys ei joudu maksamaan palvelusta, mutta ei saa laskutustaan ennen kuin perintätoimisto on saanut sen perittyä asiakkaalta.
-Maksulliset palvelut: On mahdollista, että yritys saa laskutuksen heti, mutta perintätoimisto toki veloittaa tästä, koska ottaa laskutuksen omalle vastuulleen.

Varsinaiset perinnän kulut maksaa loppukädessä asiakas. Toisinaan kuitenkin käy niin, ettei lasku kotiudu kaikista yrityksistä huolimatta, jolloin se kirjataan kirjanpidossa ”luottotappioihin”.

Raha kotiutuu tunnetusti viiveellä ja tätä varten on olemassa factoring-palvelu. Factoring tarkoittaa myyntilaskujen myymistä ja palvelua tarjoavat yksityiset rahoitusalan yritykset. Tämä tarkoittaa sitä, että kun minun yritykseni laskuttaa asiakasyritystä ja minä tarvitsen rahan heti, enkä voi odottaa siihen saakka, kun asiakas maksaa laskun ja raha kotiutuu (esim. sovittu pitkästä maksuajasta, oman yritykseni kassa on niin tyhjä että en voi odottaa eräpäivään saakka tai asiakas maksaa tunnetusti laskut viiveellä), voinkin tehdä niin, että factoringyritys laskuttaa asiakasta, mutta tilittääkin kyseisen summan minulle heti. Näin saan rahan heti, eikä tarvitse odotella. Factoringyritys perii palvelustaan yleensä prosentuaalisen summan, esimerkiksi 5-10% laskun suuruudesta. Jo erääntyneitä saatavia ei voi enää siirtää factoringyritykselle.

Käteinen raha on väistymässä ja myös korttimaksamisen tilalle tulee uusia maksutapoja. Mobiilimaksaminen yleistyy. Yrittäjien on syytä pysyä kehityksessä mukana. (kuva: Pixabay FirmBee)

Yrittäjillä ei ole kovinkaan suurta luottamusta yksityishenkilöiden laskunmaksamistapoihin ja ymmärrän sen kyllä itsekin yrittäjänä hyvin. Liian moni jättää laskun maksamatta. On sääli, että tiettyjen henkilöiden huonon maksukäyttäytymisen vuoksi kaikki kärsivät, mutta yrittäjän on pakko ajatella tiukasti: yksityishenkilöiltä maksu käteisellä tai kortilla, yritysasiakkailta lasku mahdollinen mikäli luottotiedot ovat kunnossa ja maksuhistoria hyvä. Kun oma palkka jää saamatta, on pysyttävä tiukkana. En nyt halua leimata kaikkia yksityishenkilöitä huonoiksi laskunmaksajiksi, mutta valitettavan paljon heitä on.

Muutamia aloittavien yrittäjien laskuttamiseen liittyviä kysymyksiä: kerran eräässä Facebookin yrittäjäryhmässä joku aloittava yrittäjä kysyi, onko laskutusasiakkaalta kysyttävä henkilötunnus. Ei ole. Vältä muutoinkin keräämästä asiakkaista tietoja, joita et tarvitse. Keväällä 2018 voimaan astuva tietosuojauudistus kannattaa lukaista läpi. Ja toinen kysyi, mitä tehdä kun laskun ainoa versio on lähetetty asiakkaalle, eikä asiakas ole maksanut laskua. Yrittäjän tulee aina jättää itselleen kopio laskusta, koska se tarvitaan kirjanpitoon. Ja lisäksi muistutus/korjaus/hyvityslaskua on mahdotonta laatia ilman alkuperäistä laskua. Tässä tapauksessa jos asiakkaan nimi on muistissa, ottaisin häneen yhteyttä ja ystävällisesti pyytäisin toimittamaan laskun kopion takaisin. Eli ei koskaan laskun ainoaa kappaletta asiakkaalle, vaan aina itselle kopio. Joku kysyi, miten usein kannattaa laskuttaa? Olisi hyvä laskuttaa aina kun työn on tehty, mutta vähintään kerran viikossa. Mitä harvemmin laskuttaa, sitä harvemmin raha kotiutuu. Itsellekin tulee kuitenkin säännöllisesti laskuja ja palkkaakin tarvitaan, joten säännöllisistä tuloista kannattaa pitää huolta ei vain säännöllisesti työskentelemällä vaan myös säännöllisesti laskuttamalla.

Riippuu paljon toimialasta ja yrityksen koosta, paljonko laskuttamiseen kuluu aikaa. Laskuttamisen voi myös ulkoistaa tilitoimistolle. Ihan pienen yrityksen ei välttämättä kannata tehdä sitä, koska samalla vaivalla kun kirjoittaa tiedot kirjanpitäjälle, laatii itse laskunkin eikä siitä tarvitse maksaa, mutta kun laskujen määrä on suurempi, on ulkoistaminen järkevää. Tällöin yrittäjä saa tunnukset ohjelmaan, jossa voi käydä tarkistamassa ja hyväksymässä laskut ja tilitoimisto tiliöi ne ja laittaa maksuun.

Laskuttaminen on loppujen lopuksi helppo ja nopea toimenpide. Kun on laatinut pari ekaa laskuaan, huomaa, ettei laskun laatiminen ole ollenkaan vaikeaa. Valmiit laskutusohjelmat ovat siitä hyviä, että niissä on valmiina paikat, jotka on täytettävä, jolloin tulee varmasti kirjattua kaikki vaadittavat tiedot. Suurin ongelma laskuttamisessa lienee se, että yrittäjä ei laskuta riittävän usein ja saattaa jopa unohtaa laskuttaa osan asiakkaistaan. Ja ongelma on myös se, että asiakkaat maksavat laskuja viiveellä tai jättävät kokonaan laskuttamatta. Mutta tämä on osa yritystoimintaa ja kun tähän asennoituu oikein, ei laskuttaminenkaan tunnu kovin suurelta työltä.

Hyviä laskutuksia blogin lukijoille!

Kommentoi