Prokrastinaatio tarkoittaa rennolla suomen kielellä vetkuttelua eli asioiden lykkäämistä. Se on aikaansaamattomuutta ja taitoa vältellä asioiden hoitamista. Keskustelimme tällä viikolla Uudenkaupungin yrittäjän ammattitutkinnon päätöspäivässä muiden teemojen ohessa myös tästä. Mitä prokrastinaatio tarkoittaa pienyrittäjälle? Sehän ei ole laiskuutta, vaan sitä, että kaikilla meillä on omat inhokkihommat, joihin emme mielellään tartu. Näitä hommia lykkää ja lykkää, vaikka tietää että ne ovat tarpeellisia tai jopa välttämättömiä. Lykkäämisestä aiheutuu stressiä ja huono omatunto.
Lyhyellä googlettamisella prokrastinaatiota ilmenee paljon opiskelijoilla ja esille nousevat hauskat otsikot, kuten Yle.fi:n ”Oletko sinäkin vetkuttelija?” Ja ilmeisesti joka neljäs suomalainen kuuluu vetkuttelijoiden joukkoon. Hakutuloksissa nousee erityisesti opinnäytetyön, jopa väitöskirjan työstäminen. Sinänsä mielenkiintoista, sillä opiskeluhan on täysin vapaaehtoista ja voisin kuvitella, että varsinkin tohtorinhattua tavoittelevat erittäin motivoituneet ja asiaansa vihkiytyneet henkilöt. Ja että tavoitteen saavuttaminen eli väitös ja tohtorin tutkinto kruunaavat vuosien puurtamisen. Miksi sitten on niin vaikea tarttua toimeen?
Vaikka tietää asian olevan itselle tärkeä, miksi sitä ei vaan saa tehtyä? Aloittamisen vaikeus pätee yrittäjyyden lisäksi moneen muuhunkin ihmisen elämänalueeseen, kuten vaikkapa elämätaparemonttiin tai taloremonttiin tarttumiseen. (kuva: Pixabay)
Pienyrittäjät lykkäävät kokemukseni mukaan erityisesti markkinointiin ja myyntiin, sekä yrityksen hallintoon liittyviä töitä. Eli niitä, jotka ovat yrittäjyydessä elintärkeitä, mutta joita ei välttämättä koeta omaksi ydinosaamiseksi. Kun asia nousee yrittäjäkoulutuksessa esille, piirrän usein oheisen kuvan. Yritys perustetaan lähes poikkeuksetta oman ydinosaamisen ympärille, kuten toki järkevää onkin. Suurin osa meistä haluaa pysytellä myös yrittäjyydessä omalla mukavuusalueellaan eli tehdä juuri tuota ydinosaamista, koska se on tuttua ja turvallista. Se ei kuitenkaan riitä. Pienyrittäjän on osattava oman substanssin lisäksi paljon muutakin, jotta yritystoiminta rullaa: on markkinoitava, laadittava tarjouksia, laskutettava ja monta muuta asiaa, jotka saattavat olla kaukanakin tuosta omasta tutusta ympyrästä. Lue lisää Heikoin lenkki-postauksestani.
Kotikutoinen kuva oppimisesta. Tummansininen suuri ympyrä kuvaa henkilön nykyistä mukavuusaluetta. Mikäli uusi asia on kokonaan vieras, sitä ei voi oppia eikä ottaa haltuun (keltainen ympyrä) ja tämä johtaa suurella todennäköisyydellä prokrastinaatioon. Mikäli tehtävässä on jotakin tuttua ja yhtymäkohtia omaan osaamiseen (haalean sininen ympyrä), henkilö voi oppia asian, vaikkakin prokrastinaation riskikin on olemassa. Kun tehtävää harjoittelee riittävän kauan, tämä osittain vieras asia tulee tutuksi ja haalean sininen pallo siirtyy omalle mukavuusalueelle. Tätä kutsutaan oppimiseksi.
Asioita, jotka eivät ole oman tutun mukavuusalueen sisällä, lykätään monesta syystä. Ne eivät kiinnosta tai niitä ei osata tehdä. Ja koska ne eivät kiinnosta, niitä ei edes haluta opetella tekemään. Vaikka kuinka lujasti päätetään, että nyt tartun toimeen, aika kuluukin johonkin aivan muuhun. Mitä useammin ja pidempään asiaa lykkää ja vetkuttelee, sitä suuremmaksi kynnys tarttua toimeen kasvaa. Pienestäkin asiasta, kuten vaikka soittokierroksesta asiakkaille, saattaa tulla melkoinen mörkö, joka alkaa kummittelemaan mielessä. Tunnollinen ihminen alkaa oireilla; hän potee huonoa omaatuntoa ja stressaantuu. Mikäli siirrettäviä asioita on useita ja ne ovat kovinkin tärkeitä, asiasta voi muodostua merkittävä ongelma.
Olisi helppoa antaa neuvo, että ”Tartu toimeen!” Jos se olisikin niin helppoa, asiat olisi jo tehty. Mikä sitten avuksi? Erilaisissa ajankäytönhallinnan oppaissa neuvotaan pureskelemaan ongelma pieniksi palasiksi ja muuttamaan mörkö käytännön työtehtäviksi. Jos ongelma on esimerkiksi markkinointi, on se pienisteltävä osiin. ”Miten elefantti syödään? Pala kerrallaan.”
Yrittäjä voi esimerkiksi laatia ensin suuret linjat eli ensi vuoden tavoitteen piirtämällä karkean aikajanan tai vuosikellon, johon kirjaa vuositasolla sesongit ja niihin liittyvät markkinointikampanjat. Sitten tartutaan kalenterissa seuraavaksi vastaan tulevaan sesonkiin. Nyt blogin kirjoittamishetkellä se on monella yrittäjällä joulu. Mitkä olisivat ne konkreettiset mainoskanavat, jotka tavoittavat kohderyhmän hinta-laatusuhteeltaan järkevällä tavalla? Jos yksi niistä on Facebook, on helpompaa tarttua pieneen, vain muutaman minuutin työtehtävään, kuin yrittää hahmottaa ja selättää mielessään pelottavan laajaa ”markkinointia”. Eli mörkö tulee muuttaa pieniksi, helpommin ymmärrettäviksi työtehtäviksi, joista markkinointi kokonaisuudessaan koostuu.
Tehtävien kirjaaminen kalenteriin auttaa. Mikäli kokonainen markkinointipäivä tuntuu kammottavalta ajatukselta, voi kokeilla helpompaa ”vartti päivässä” sääntöä. Vartti on niin lyhyt aika, että sen kestää vaikka päällään seisoen. Vartissakin ehtii uskomattoman paljon, kun oikeasti tekee sitä mitä pitää. Maanantaina voit etsiä vartissa viiden potentiaalisen asiakkaan yhteystiedot. Tiistaina voit soittaa kahdelle heistä ja keskiviikkona lopuille. Torstaina voit toteuttaa Facebook-kampanjan. Perjantaina voit laatia sähköpostimainoskirjeen. Ja perjantai-iltana voi todeta, että takana on takuulla tehokkaampi markkinointiviikko, kuin mitä markkinointipäivä-taktiikalla olisi ollut. Luultavasti markkinointipäivästä olisi tullut vetkuttelupäivä. Vartin taktiikalla yrittäjä saa todennäköisesti tehtyä jokaisena päivänä myös laskutettavaa työtä – vetkuttelupäivänä näin olisi tuskin tapahtunut. Vetkuttelupäivä ei myöskään valitettavasti käy vapaapäivästä, sillä kun illalla huomaa ettei tehnyt sitä mitä piti, stressitaso on noussut entisestään. Etukäteen päätetty lomapäivä antaa uutta virtaa, mutta pieleen mennyt työpäivä saa aikaan syyllisyyden tunteen.
Mihin aikuisilta on kadonnut oppimisen ilo? Uusia asioita ei uskalleta ottaa haltuun, koska pelätään liikaa. Yrittäjänkin olisi aiheellista kysyä niin lapsiltaan, kuin myös itseltään jokaisen päivän päätteeksi: ”Mitä uutta opin tänään”? Yksi keino hillitä prokrastinaatiota on avoin suhtautuminen uuden oppimiseen: ota mallia lapsista! Ja kysy itseltäsi kysymys: miksi kannustat lapsiasi, muttet itseäsi? (kuva: PIxabay)
Olen huomannut yrittäjäkoulutusteni henkilökohtaisissa ohjauskeskusteluissa, että pienyrittäjät kaipaavat usein tsemppaajaa, buustaajaa ja to do-listojen laatijaa. Tämän vuoksi kirjoitankin jokaisesta ohjaus- ja mentorointitapaamisesta niin itselleni kuin yrittäjälle käytännön työkaluksi lyhyen tiivistelmän, jossa on käydyt asiat to do-listan muodossa. Kun yrityksen asioita käy määräajoin läpi jonkun toisen kanssa, saa taas uutta puhtia käytännön toimiinsa. Arjen pyörityksessä itselle vaikeat ja ei niin mieluiset hommat jäävät liian helposti tekemättä. Eräskin yrittäjä kertoi vihaavansa ikkunanpesua, mutta niinä päivinä kun hän on päättänyt tehdä markkinointitoimia, hän ensin siivottuaan koko kodin alkaa pestä ikkunoita. Tämä kertoo paljon ongelman luonteesta.
Kukin voi laatia oman to do-listansa sellaiseen muotoon, jota on helppo hahmottaa ja noudattaa. Deadlinet niin päivämäärän kuin joskus kellonajankin tasolla ja erityisesti punaisella värillä huutomerkeillä merkityt kirjaukset saattavat auttaa. Näin työ vaikuttaa enemmän pakolliselta. Osa tykkää perinteisistä muistikirja- tai post it-lappu-listoista, joista voi asian tehtyään viivata sen yli. Näin tehty työ konkretisoituu (erityisesti jos työtehtävä on aineeton) ja jokainen ylivedetty asia vähentää stressin määrää ja lisää voittajafiilistä. Osa pitää kännykän kalenterimerkinnöistä hälytyksineen ja osa haluaa laatia taulukoita. Tosin joskus prokrastinaatio aiheuttaa sen, että taulukosta tulee superhieno eli aika onkin käytetty taulukon viimeistelyyn varsinaisten tehtävien tekemisen sijaan. Kyllä yhden Excel-taulukon hiomiseen voi helposti kuluttaa vaikka kahdeksan tuntia tehokasta työaikaa…!
Ihana joutilaisuus! Levon merkitystä ei voi kylliksi korostaa. Myös yrittäjän aivot tarvitsevat joutilaisuutta, jotta syntyy uusia ajatuksia yritystoiminnan kehittämiseksi. Jos mahdollista, lisää to do-listallesi vapaapäiviä sinne tänne, tai edes vapaatunteja. Ne ovat yksi parhaista investoinneista, joita yrittäjä voi tehdä. (kuva: Pixabay)
Mikäli itse ei millään pysty tarttumaan toimeen, onko mahdollista ulkoistaa inhokkihommat? Jos markkinointityö ei vaan ole luonteva osa omaa yrittäjyyttä, siihen löytyy lukuisia ammattilaisia, jotka paitsi osaavat toteuttaa markkinointia, tekevät sen myös niin suurella intohimolla, että vaikka ulkoistaminen maksaa euroja, se voi parhaimmillaan tuoda ne moninkertaisesti takaisin. Tätä moni yrittäjä tekeekin ulkoistaen kirjanpidon tilitoimistolle. Miksei muitakin toimia, joita ei osaa, ei halua opetella tai joista ei ole edes kiinnostunut, mutta jotka ovat välttämättömiä? Kirjanpito on pakollista, lakikin vaatii sitä. Mutta myös esimerkiksi laskuttaminen on pakollista, sillä yrittäjä joka ei laskuta kuin joka neljäs kuukausi, huomaa jossakin vaiheessa tekevänsä pitkää päivää, mutta kassa sen kuin tyhjenee.
It´s done! Homma hoidettu! Yrittäjä voi keksiä itselleen palkintoja motivoimaan tekemättömien tehtävien suorittamista, mutta kyllä paras fiilis tulee henkisen taakan keventymisestä 🙂 Eikä ole ollenkaan huono palkinto, että samalla tulee vietyä myös yritystoimintaa eteenpäin, joka toivottavasti johtaa myös taloudellisen tuloksen parantumiseen. (kuva: Pixabay)
Usein käy niin, että kun homma on tehty, huomaakin ettei se nyt niin vaikeaa ollutkaan. Tai että siihen kului yllättävän vähän aikaa. Esimerkiksi pelottava ja kauan lykätty Facebook-kampanja otti lopulta yrittäjältä aikaa vaivaiset 10 minuuttia. Asian lykkäämiseen ja vetkutteluun on saatettu kuluttaa useita tunteja, ellei viikkoja. Yrittäjän olisikin hyvä punnita mitkä asiat lopulta tekevät omasta yritystoiminnasta tehotonta. Mitkä ovat aikasyöppöjä? Yksi merkittävä voi olla vetkuttelu ja asioiden lykkääminen.
Joskus on kuitenkin aika nostaa kädet pystyyn ja luovuttaa. Mikäli nämä käytännön keinot eivät auta ja hommaa ei vaan saa hoidetuksi, on järkevämpää haudata asia kokonaan, mikäli mahdollista. Kun tekemätön työ siirtyy ja siirtyy ja aiheuttaa tekemättömänäkin käsittämättömän määrän stressiä, on tehtävä päätös ja pyyhittävä se viimeisen ja lopullisen kerran yli. Helpotuksen määrä voi olla valtaisa! Näin säästyy energiaa niille tuottaville tehtäville, jotka yrittäjä tekee ilomielin vetkuttelematta.
