Vasteaika tarkoittaa yhteydenotosta vastaukseen kuluvaa aikaa eli reagointinopeutta. Periaate pätee yhtälailla asiakaspalveluun kuin tekniikkaan (erityisesti näyttöihin, joiden kuvanlaatu on riippuvainen vasteajasta). Pitkä viive tarkoittaa heikkoa tai hidasta vasteaikaa. Mitä lyhyempi vasteaika on, sen parempi on lopputulos. Kerron tässä kirjoituksessani mikä on asiakaspalvelun vasteaika erityisesti pienyrittäjän arjessa. Lyhyt vasteaika on äärimmäisen tärkeä asia, sillä tutkitusti tarjouksen voittaa se yritys, joka vastaa tarjouspyyntöön ensimmäisenä. Vasteajan kesto voi olla täysin reaaliaikainen, muutama minuutti tai maksimissaan muutama vuorokausi.
Eri toimialoilla toimivat erilaiset ratkaisut. Yrittäjät voivat tarjota maistiaisia osaamisestaan monella tapaa, kuten: webinaarit, infotilaisuudet, videot, oppaat, kirjaset, esitteet, maksuton ensitapaaminen, asiakaskäynti tai kohteen arviointi. Houkutuslintu ja liidimagneetti eivät tuota yritykselle rahaa, ellei niitä ole suunniteltu huolella. Yrittäjän tulee pitää kirkkaana mielessään, miksi hän kiertää tilaisuuksissa puhumassa, asiakkaiden kotona arvioimassa sopivaa toteutustapaa tai laatii uutiskirjeitä. Näitä ei tehdä huvin vuoksi! Kaikki tämä on tavoitteellista toimintaa, jota tulee mitata, seurata ja kehittää.
Yrittäjät kohtaavat jatkuvasti sukulaisia, tuttavia ja tuntemattomia, jota pyytävät yrittäjiltä maksuttomia palveluksia tai tuotteita ja hinnanalennuksia. Yrittäjä asetetaan ikävään tilanteeseen, sillä kysyjät eivät ymmärrä, ettei mikään ole ilmaista. Voisitko vähän vilkaista- kirjoituksessani ruodin tätä lähes jokaisen yrittäjän kohtaamaa ongelmaa: Miten suhtautua ilmaisten palvelusten ja tuotteiden pyytäjiin? Miten suhtautua alennusten pyytäjiin?
Kun potentiaaliseen asiakkaaseen on saatu kontakti, ollaan jo pitkällä. Mutta edelleen voidaan hyvinkin helposti menettää asiakas. Uskallan väittää, että moni yrittäjä mokaa juuri tässä vaiheessa. Eli yrittäjä saa yhteydenottoja, mutta menettää asiakkaan. Syitä voi olla monia:
Yrittäjä ei ehdi vastaamaan yhteydenottoihin. Tällöin ei kannata panostaa mainontaan, koska ehdi ottamaan töitä vastaan. Tai on lähdettävä kasvun tielle ja hankittava lisäkäsiä tekemään töitä.
Yrittäjä ei ole asiakaspalveluhenkinen. Jo lyhyt keskustelu osoittaa potentiaaliselle asiakkaalle, haluaako tämä ostaa juuri kyseiseltä yrittäjältä. Murahtelu tai asiaton käytös, joka osoittaa sen, ettei yrittäjä arvosta asiakasta, on erittäin helppo tapa karkottaa potentiaalinen asiakas kilpailijalle. Yrittäjä on liian hidas. Tämä saattaa liittyä kiireeseen. Kun asiakas on tehnyt ostopäätöksen, asioiden on yleensä tapahduttava heti eikä ensi viikolla. Tarjous on pystyttävä jättämään heti. Tätä kuvaillaan myynnin kielellä myös näin: kun asiakas on lämmin, on hän otollinen vastaanottamaan myyntipanostukset. Kylmennyt asiakas ei enää osta. Joskus ostamisen aikaikkuna sulkeutuu todella nopeasti.
Referenssi-sana on latinaa (reference) ja tarkoittaa viittausta. Viittaus sen sijaan tarkoittaa sitä, että osoitetaan alkuperäinen lähde tai työnäyte. Yritysmaailmassa referenssillä tarkoitetaan jälkimmäistä eli aiemmin toteutunutta työtä tai asiakkuutta. Referenssi auttaa vakuuttamisessa ja luottamuksen rakentamisessa, sillä referenssin avulla voidaan osoittaa potentiaaliselle asiakkaalle tai yhteistyökumppanille, että en ole noviisi, olen tehnyt tämän aiemminkin ja pystyn toteuttamaan saman sinullekin. Kirjoitan tässä kirjoituksessani referenssistä erityisesti yrittäjän näkövinkkelistä.
Älköön kukaan autokouluyrittäjä loukkaantuko esimerkistäni: autokoulut ovat tyypillisesti yrityksiä, joilla markkina-alueen hinnat ovat lähestulkoon eurolleen samat. Mikä oudointa, asiakkaita houkutellaan kustannuksia lisäävillä tekijöillä, kuten upeilla, nuoria houkuttelevilla toimitiloilla, jotka sijaitsevat kaiken lisäksi keskeisellä paikalla, sekä tietyn merkkisillä ja houkuttelevan näköisiksi maalatuilla tai teipatuilla autoilla. Miten ihmeessä yritys voi tarjota halpaan hintaan aina vain paremmat puitteet? Tämä johtaa väistämättä katteen pienenemiseen ja sitä kautta laadun heikkenemiseen. Olisi löydettävä ylivertainen kilpailuetu markkinoilla. On selvää, etteivät toimitilat tai tietyn merkkinen sähäkän näköinen auto riitä, sillä kilpailijat tarjoavat samaa. Näillä keinoilla autokoulu joutuu edelleen raa´an hintavertailun kohteeksi.
Jokainen yrittäjä kokee korvaavia uhkia, mutta ne ovat hankalasti tunnistettavissa. Jokaisen yrityksen luona asioi henkilöitä/yrityksiä, jotka eivät lopulta osta. Syitä voi olla lukuisia, mutta tärkein ja perimmäinen syy on se, ettei asiakas koe saavansa rahalleen riittävästi vastinetta. Hän ei arvosta investointia tarpeeksi paljon, koska sen voi korvata jollakin toisella tavalla. Yrittäjä voi yrittää vaikuttaa tällaiseen puntarointiin tuomalla selkeästi esille tuotteensa hyödyt, mutta kaikkia asiakkaita ei vain voi saada, vaikka kuinka paljon haluaisi. Esimerkiksi äiti, joka ei ole lasten parturiin millään tavoin kontaktissa ja kokee osaavansa leikata lasten hiukset riittävän hyvin, ei välttämättä lämpene edes parturin juuri hänelle kohdentamiinsa somemainoksiin, joissa on upeita ennen ja jälkeen kuvia, sekä hymyileviä lapsia ja äitejä. Kyse on lopulta arvoista. Jos ei arvosta asiaa riittävästi, siitä ei ole valmis maksamaan. Sama äiti saattaa käyttää rahaa vaikkapa kodin sisustamiseen perustellen, että viihtyisä koti luo onnea ja sisustusesineet ovat pitkäkestoisia investointeja (toisin kuin lasten hiukset).
Yrittäjä ei voi tarjota kaikkea kaikille – se tarkoittaisi sitä, ettei tarjoa kenellekään mitään. Tyypillisesti parhaana segmentointitapana on valita se asiakaskohderyhmä, joka hyötyy yrittäjän osaamisesta kaikkein eniten. Tämän lisäksi on pohdittava, onko segmentin koko riittävä, millainen potentiaali segmentillä on tulevaisuutta ajatellen ja riittävätkö yrittäjän resurssit segmentin palvelemiseen. Esimerkiksi jos asiakkaat ovat hajallaan pitkin Eurooppaa, se tuo omat haasteensa liiketoimintaan ja erityisesti se lisää kustannuksia. Eli lopulta paras segmentti voikin olla se, joka tuottaa kaikkein pienimmällä panostuksella parhaan katteen.