Tarvitseeko yritys toimitilat?

Mikä ihana ajatus: oma firma, jonka toimistossa minulla, yrittäjällä on hulppea suuri ja tukeva jalopuinen työpöytä. Oikein johtajan pöytä! Ja musta nahkainen työtuoli, johon voi istahtaa ja vaikkapa nostaa jalat pöydälle. Minun oma! Saan tehdä mitä haluan!

Ajatus siitä, että voin ylpeänä yrittäjänä karauttaa aamuisin oman yritykseni toimitilalle, ei välttämättä toteudu. Ainakaan omalla kohdallani, sillä se ei ole ollenkaan järkevää. Läheskään kaikki yrittäjät eivät tarvitse toimitilaa. Toimitila olisi minulle nykyisellään pienenä koulutusalan yrittäjänä kuukausittain toistuva turha kiinteä kustannus. Vuokra tai lainanlyhennys on maksettava myös niinä kuukausina, jolloin ei ole myyntiä. Minulle riittää kotitoimisto, koulutustilojen vuokraaminen silloin kun niille on tarvetta (en suinkaan tarvitse tilaa 24/7/365) ja saan tarvittaessa neuvottelutilan käyttöön toimistohotellista.

Niin mukavaa kuin se olisikin, että yritykselläni olisi toimisto ja neuvottelu/koulutustila, se olisi vain turha kiinteä kustannus, sillä tila olisi suurimman osan ajasta tyhjillään. (kuva: Pixabay)

Riippuu täysin liikeideasta ja toimialasta, tarvitaanko tiloja. Mikäli yritys tarvitsee tuotantotilat, kyseessä on kivijalkakauppa, majoitustoimintaa, korjaamo, ravintola tms. ovat tilat välttämättömyys, joko pop up-tyyppisesti tai läpi vuoden samassa osoitteessa. Kun yrittäjä pohtii tarvitseeko tiloja, kannattaa kiinnittää huomiota ainakin näihin asioihin:

Tulevatko tilat olemaan tyhjillään suurimman osan ajasta? Näinhän on esimerkiksi omalla alallani eli koulutuksen parissa. Oppilaitoksilla on valtavia tiloja, joita käytetään opetuskäytössä arkisin klo 8-16 välillä, eikä suinkaan edes joka päivä. Illat, yöt, viikonloput, arkipyhät, kesät, syys-, joulu- ja talvilomat tilat ovat tyhjillään.

Mikäli tilat ovat välttämättömät ja näyttää siltä, ettei niitä käytetä tehokkaasti, onko mahdollista pohtia yhteiskäyttöä toisen yrittäjän kanssa? Voiko tiloissa tehdä töitä kahdessa vuorossa? Kilpaileville yrityksille tämä ei ole yleensä edes ajatuksen tasolla mahdollista, mutta mikäli kyseessä ei olisi suoranainen kilpailija, tämä toisi molemmille kustannussäästöjä. Esimerkkinä kerran eräässä yrittäjäkoulutuksessa esille heitetty yhteistyökuvio lounaskahvilan (joka on avoinna vain arkisin aamusta iltapäivään) ja cateringyrityksen (joka toimii pääsääntöisesti viikonloppuisin ja pyhinä, jolloin lounaskahvila on suljettuna) yhteiskäyttö. Tällöin yhteistyön on toimittava kitkatta ja kulujen jakamisen pelisääntöjen, myös koneiden rikkoutuessa, on oltava selvät. Oppilaitoksissa voisi periaatteessa toimia yritys iltaisin ja viikonloppuisin, mutta ongelmia syntyy, mikäli tiloihin tai laitteisiin on saatu opetuskäyttöä varten EU-tukia: tällöin niitä ei voida käyttää kaupalliseen toimintaan – näin ainakin vielä muutamia vuosia sitten kun asiaa selviteltiin. Yritysten yhteiskäyttötiloihin olisikin toivottavaa saada uusia näkökulmia.

Oppilaitoksissa on paljon muitakin tiloja kuin perinteisiä luokkahuoneita. Niin monta eri tilaa, kuin on koulutettavia ammatteja; löytyy ravintolaa, leipomoa, metalli- ja sähköalaa jne. Tilat ovat kuitenkin usein vajaakäytöllä. Ongelmaan on tartuttu vasta nyt kun oppilaitokset realisoivat suuria tilojaan, rakentavat pieniä tehokkaita ja muuntuvia oppimisympäristöjä ja esimerkiksi ammatillinen koulutus on siirtymässä pitkälti suoraan työelämään eli yritysten tiloihin. (kuva: Pixabay)

Missä tilojen kannattaa sijaita? Yrityksen sijaintipäätös onkin sitten suurempi asia, vaikkakin tyypillinen yksinyrittäjä perustaa yrityksen sen enempää asiaa pohtimatta omalle asuinpaikkakunnalleen. Sijaintipäätöstä tehtäessä tulisi huomioida erityisesti kysyntä. Riittääkö kyseisellä paikkakunnalla asiakkaat? Aina parempi, mikäli toiminta ei ole vain tietyn paikkakunnan varassa, vaan myyntiä tehdään laajemmalti koko maakuntaan, valtakuntaan tai jopa kansainvälisesti. Kysynnän lisäksi on pohdittava sijaitseeko alueella ne yhteistyökumppanit, joita yritys toiminnassaan tarvitsee tai mikäli ei sijaitse, onko näitä tuotteita/palveluita mahdollista ostaa esimerkiksi verkon välityksellä. Esimerkiksi varaosien tai tukkutuotteiden hankkiminen pitkän välimatkan takaa on melkoinen kustannuserä vieden kohtuuttomasti yrittäjän kallista työaikaa, eikä autolla edestakaisin ajaminenkaan ole taloudellista eikä järkevää. Onko alueen logistiikka kunnossa yritykseen ja takaisin, niin tuotteille kuin työntekijöille? Pysäköintitilat? Lastaussilta? Onko alueella saatavilla tarvittaessa pätevää työvoimaa? Ehkä turha kysymys tänä päivänä, mutta tärkeä silti: Toimivatko tietoliikenneyhteydet? Onko ylipäätään vapaita sopivia toimitiloja? On pitkä lista asioita, jotka on otettava huomioon tilaa valittaessa. Osaltaan kyseessä voi olla myös imagoasia. Onko yrityksellä oltava tilat sen vuoksi, että asiakkaat pitävät yritystä ammattimaisempana? Tai onko yrityksellä eri imago, jos se sijaitsee maalla pienessä taajamassa tai suuressa vetovoimaisessa kasvukeskuksessa?

Onko järkevää ostaa vai vuokrata toimitila? Molemmissa on puolensa ja niin yrittäjäkoulutuksesta, yritysneuvojalta kuin kirjanpitäjältä saa tähän neuvoja. Mikäli yritys tulee toimimaan pienellä paikkakunnalla, jossa on tarjolla paljonkin tyhjiä liiketiloja ja hinnat ovat ehkäpä suorastaan maltilliset, on liiketilan ostaminen mielestäni riski, koska jos yritystoiminta lakkaa tai tila ei enää vastaa tarpeita, onko yrittäjä naimisissa tilansa kanssa? Löytyykö sille ostajaa tai vuokralaista vai jääkö yrittäjä tilansa kanssa loukkuun? Suuremmissa kasvukeskuksissa tilan ostaminen voi olla järkevämpää, mutta hinnat taas ovat korkeita. Kun yritys ostaa toimitilan, lainan korko on verovähennyskelpoinen kustannus ja lainan lyhennys pienentää yrityksen voittoa. Toimitiloista voi myös tehdä poistoja, jotka pienentävät verojen maksua. Toisaalta toimitila näkyy yrityksen varallisuudessa ja varallisuudesta maksetaan veroa.

Vuokratilasta joutuu usein maksamaan usean kuukauden vuokravakuuden, jolloin summa voi kohota niin suureksi, että on turvauduttava ulkopuoliseen lainarahaan. Vuokrasopimusta tehdessä tulee pohtia irtisanomisaikaa. Määräaikaista ei voi lainkaan irtisanoa, muutoin kuin erikseen neuvottelemalla. Toistaiseksi voimassaolevan vuokrasopimuksen irtisanomisaika on sovittavissa erikseen. Mikäli irtisanomisaika on vuokralaiselle pitkä, tulee ongelmia mikäli tilasta halutaan päästä eroon. Näitä tilanteita ovat yritystoiminnan lakkauttaminen tai mikäli yritys tarvitsee toiminnan muuttuessa esimerkiksi kooltaan tai toimivuudeltaan erilaiset tilat. Toisaalta lyhyt irtisanomisaika vuokranantajan puolelta on riski, koska yritys voi menettää tilansa liian lyhyellä varoajalla. Tällöin voi olla tilanne, että tila lähtee alta, eikä uutta tilaa löydy riittävän nopeasti. Myös remonteissa, koskivat ne sitten kyseisen tilan remontoimista tai koko kiinteistön remonttia (esim. lvis-saneeraus), on omat hankaluutensa vuokratilan kanssa. Kuka maksaa kulut tai miten ne jaetaan? Ja vuokra on toki ”hukkaan heitettyä” rahaa verrattuna siihen, että yritys maksaisi omaa tilaansa. Vuokra on luonnollisesti verovähennyskelpoinen kustannus. Osakeyhtiön yrittäjä voi myös vuokrata oman omistamansa tilan yritykselleen. Tällöin vuokran on vastattava kyseisen alueen normaalia hintatasoa. Hintoja voi selailla netistä tai kysyä kiinteistönvälittäjältä. Vuokra on tällöin yritykselle ihan normaalisti verovähennyskelpoinen kustannus ja yrittäjälle vuokra on verotettavaa pääomatuloa.

Niin myytäviä kuin vuokrattavia toimitiloja on tarjolla joka lähtöön. Tiloja kannattaa etsiä netistä esim. Etuovesta, Vuokraovesta ja Oikotieltä ja taitaapa tarjontaa olla myös Tori.fi:ssä. Myös kuntien sivuilla on usein vapaita toimitiloja. Kiinteistönvälittäjälle voi antaa toimeksiannon ja kannattaa olla yhteydessä myös kunnan elinkeinoasiamieheen. Kysytyillä alueilla hinnat ovat huikeita, kun taas ei niin halutut tilat saa edullisesti. Mieti tilaa valitessasi, onko ongelma, ettei se sijaitse keskustassa tai katutasossa? Onko teollisuusalue tai lähiö sopiva vai onko oltava kauppakeskuksessa? Onko tiloissa oltava luonnonvaloa? Onko tiloihin päästävä sisään autolla? Ideaali tilanne olisi, että tilat muuntuisivat yrityksen tarpeiden mukaan. Mikäli tilaa ei löydy, voi tilan rakentaminenkin olla vaihtoehto. Tontteja voi tiedustella suoraan elinkeinoasiamiehiltä tai kiinteistönvälittäjiltä.

On ihan perusteltua ja jopa suotavaa, etteivät kaikki yritystoiminnan koneet ja tuotteet ole yrittäjän kotona. Jo ihan perhesovun nimissä! (kuva: Pixabay)

Tiloihin liittyy usein toimialaan sidottuja vaatimuksia, joihin yrittäjän tai yrittäjäksi ryhtyvän kannattaa perehtyä ennen tilaan sitoutumista. Esimerkiksi ravintolan perustaminen ei onnistukaan ihan mihin tahansa tilaan. Tässä linkki Eviran ravintola-alan oppaaseen. Kun vilkaisee sisällysluetteloa, saa käsityksen mitä ravintolatiloilta vaaditaan. Hygieniavaatimuksia (mm. vesipiste) on myös esimerkiksi kauneudenhoitoalalla. Hoitokodeille ja päiväkodeille on omat pykälänsä.

Oli toimiala mikä tahansa, on työntekijöille oltava sosiaalitila ja vähintään lukittava kaappi. Ja vaikkei laki edellyttäisi tietynlaista tilaa, on selvää, että tietyt toimialat vaativat tietynlaiset tilat. Esimerkiksi raskaan kaluston korjaamoa ei voi pyörittää missä tahansa hallissa. Joillekin yrityksille riittää pelkkä varasto. Esimerkiksi rakennusalan yrittäjä tekee työnsä kohteissa, mutta koneille ja rakennustarvikkeille tarvitaan esimerkiksi 20 m2 lämmin varasto, jossa puutavara ja maalit säilyvät järjestyksessä, eikä pakettiauto ole aina täynnä tavaraa.

Parhaimmillaan yhteisöllinen työtila inspiroi työntekoon. Sieltä tulee löytyä erilaisia tiloja, joissa voi tarvittaessa joko verkostoitua tai työskennellä niin halutessaan yksin. Yksinyrittäjälle tällainen tila mahdollistaa työyhteisöön kuulumisen ja sitä kautta myös arvokkaita verkostoja. Pienyrittäjän saataville tulevat usein samalla myös neuvotteluhuone, aulapalvelut sisältäen postituksen ja puhelinvaihteen, järeämpi tulostin/kopiokone ja muut yleensä pieneltä yksinyrittäjältä saamatta jäävät ”toimistoedut”. (kuva: Pixabay)

Mikäli yrittäjän työ on liikkuvaista ja yrittäjä kuitenkin välillä tarvitsee toimitilaa, onko mahdollista käyttää toimistohotellipalveluita? Näitä on saatavilla nykyään pienemmistäkin kaupungeista ja kunnista. Toimistohotelleista voi vuokrata joko pelkän osoitteen, mikäli ei halua että yrityksen osoite on yrittäjän kotiosoite, työpöydän, -huoneen, neuvotteluhuoneen tai vaikkapa koulutustilan tunti- tai päivähinnalla tai kuukausivuokralla. Toimistohotelli voi toimia myös yksinyrittäjälle mukavana työyhteisönä ollen ns. yhteisöllinen työtila. Tällaisia on esimerkiksi luovien alojen yrittäjille, mutta toki myös eri toimialojen tarpeisiin. Yksinyrittäminen on yksinäistä puurtamista ja palkkatyöstä irtisanoutunut saattaa alkaa kaipaamaan työtovereita. Yhteisöllisessä työtilassa voidaan paitsi jakaa kuluja, myös kuulumisia ja parhaassa tapauksessa syntyy myös kaikkia hyödyttäviä verkostoja.

Jo liikeideaa pohdittaessa kannattaa miettiä, onko työ ylipäätään tilaan tai paikkaan sidottua? Mikäli yritystoiminta on mahdollista toteuttaa uudella tavalla ilman noita sidoksia, se voi laajentaa yrityksen markkina-aluetta merkittävästi. Tätä tavoittelen itsekin kouluttajatiimini kanssa verkkotarjonnalla. Näin pystymme tarjoamaan osaamistamme yrittäjäkoulutusten merkeissä valtakunnallisesti.

Tällainen yritystoiminta johtaa väistämättä etätyöhön, mikä on täysin normaalia nykypäivänä niin palkkatyössä kuin yrittäjillä, kun kyseessä on asiantuntijatyö. Etätyöläinen saa tehdä verotuksessa työhuonevähennyksen. Ja yrittäjä saa luonnollisesti myös työhuoneensa kalustuksen ja koneet (tietokone, tulostin, puhelin) ja nettiyhteyden yrityksen kirjanpitoon alv-hyötyineen. On erillisen postauksen paikka, miten kotitoimisto ja etätyö vaikuttaa yrittäjän arkeen. Limittyykö työ ja vapaa-aika niin hyvässä kuin pahassa? Olenko aina töissä kun työtä tehdään kotona?

Toimitilat voivat olla turha kuluerä tai välttämättömyys. Tämä riippuu täysin yrityksen liikeideasta. Mikäli yritys hankkii tilat, kannattaa nähdä vaivaa hinta-laatusuhteeltaan sopivan tilan etsimiseen. Toimitilan etsimisessä pätee sama neuvo kuin asuntoa etsiessä: älä ole tunteellinen, vaan pohdi nykyisten ja tulevien kustannusten lisäksi tilan toimivuutta arjessa, sen muuntelumahdollisuuksia tilanteiden muuttuessa ja sitä pääsetkö tilasta tarvittaessa eroon. Vaikkakin tilaa etsiessä voikin parhaimmillaan tulla juuri se ”Tämä se on!”-tunne. Sama kuin olisi löytänyt juuri uuden oman kodin <3