Skip to main content

Tilitoimiston tehtävät

 

Kirjoitan tilitoimisto-aiheesta erityisesti aloittavan ja pienyrittäjän puolesta, sillä jokaisen yrityksen tulee pitää kirjanpitoa ja jokainen yritys joutuu tekemisiin myös verotuksen kanssa. Saat vastauksia näihin kysymyksiin:

  • Mitkä ovat tilitoimiston tehtävät?
  • Miten valita kirjanpitäjä?
  • Mitä kirjanpito maksaa?
  • Kannattaako kirjanpito tehdä itse vai ostaa tilitoimistolta?

Tilitoimisto tarjoaa taloushallinnon palveluita. Palvelut vaihtelevat riippuen siitä kuinka suuri tilitoimisto on tai mihin se on erikoistunut. Suurimmasta osasta tilitoimistoja voi ostaa kirjanpidon peruspalvelut, mutta erityisesti isommat tilitoimistot, joilla on useita erityisasiantuntijoita palkkalistoillaan, ovat saattaneet erikoistua palvelemaan tietynlaisia yrityksiä tai yhteisöjä. Esimerkiksi HR- palvelut tai kansainvälistä liiketoimintaa harjoittavien yritysten palvelut ovat sellaisia, joita ei löydy kaikilta tilitoimistoilta. Osa tilitoimistoista on profiloitunut palvelemaan tiettyjä toimialoja. Yrittäjä voi yleensä itse valita palvelun laajuuden eli mitä hoitaa itse ja mitä ostaa tilitoimistolta.

Kirjanpidon tehtäviä on kolme:

  • erilläänpito
  • tuloksenlaskenta
  • tiedonsaanti

Yritysten on pidettävä kirjaa tuloista ja menoista, ja myös omaisuudesta, jotta voidaan laskea yrityksen tulos. Verotus nimittäin perustuu tulokseen ja yrityksen tulee pystyä osoittamaan tulos luotettavalla tavalla. Kirjanpito on helpoin tapa toteuttaa tämä luotettavuuden vaatimus. Kirjanpidolla pidetään myös omistajien ja yrityksen rahavirrat ja omaisuus erillään toisistaan (erilläänpito). Kirjanpidon voi tehdä itse tai se voidaan ostaa ulkoistettuna ostopalveluna tilitoimistolta. Kirjanpitolaki on silmäilyn arvoinen kaikille yrittäjille ja yrityspalveluita tarjoaville.

 

Mitä tilitoimisto tekee?

Kirjanpidon kirjaukset, joka tarkoittaa sitä, että jokainen yrityksen tilitapahtuma kirjataan kirjanpidon ohjelmaan. Debet ja kredit ovat kirjanpidon tilien vastapuolia. Kun yritykselle tulee rahaa, se kirjataan tuloksi ja kun yritykseltä lähtee rahaa, se kirjataan menoksi. Tästä käytetään myös nimitystä juokseva kirjanpito. Jokaisesta tilitapahtumasta tulee olla tosite, eli yleensä lasku, kuitti, sopimus tai jokin muu selvitys. Kirjaustavat voivat olla erilaisia yritysmuodosta riippuen. Kirjanpidon tositteiden kirjaamiseen liittyy myös olennaisesti jaksotus eli tulon tai kulun kohdentaminen sille ajanjaksolle, jolle se oikeasti kuuluu.

Tilinpäätös, johon sisältyy tuloslaskelma ja tase liitteineen. Tilinpäätös laaditaan tilikauden eli 12 kk ajanjakson päätyttyä. Tilinpäätös on ikään kuin koonti tai tiivistelmä menneestä vuodesta. Se kertoo muutaman sivun tiivistelmänä myynnin määrän eli liikevaihdon, juoksevat kulut, omaisuuden ja velat. Lopputuloksena on yrityksen tulos, johon verotus perustuu. Tilinpäätökseen liittyen erityisesti osakeyhtiöille kuuluu tiettyjä pöytäkirjoja ja allekirjoituksia, joista tilitoimisto usein ystävällisesti muistuttelee ja toimittaa näitä eteenpäin.

Verotukseen liittyvät asiat, kuten arvonlisäveron tilitykset, ennakkoverojen ennakointi, seuranta ja maksaminen, veroilmoitus ja verovähennyskelpoisiin kustannuksiin liittyvä neuvonta – jos näiden tekemisestä on tilitoimiston kanssa sovittu. Verosuunnitteluakin voi olla mahdollista ostaa niin yleisellä tasolla kuin yksittäisissä tapauksissa, kuten esimerkiksi investoinnin suunnitteluvaihe, uuden liiketoiminnan ostaminen tai yrittäjäpolvenvaihdos.

Palkanlaskenta ja tulorekisteri-ilmoitukset, reskontra eli osto- ja myyntilaskutus ja niiden seuranta, jos tästä on tilitoimiston kanssa erikseen sovittu. Tähän liittyen joiltakin tilitoimistoilta voi ostaa monenlaisia liitännäispalveluita. Yhteistyö tilintarkastajan, Verohallinnon ja mahdollisten muiden tahojen kanssa. Neuvonta ja konsultointi. Yrittäjät kääntyvät tilitoimiston puoleen mitä moninaisimmissa asioissa, kuten työntekijöiden työsopimuksiin, lomautuksiin ja loma-aikoihin liittyvissä asioissa. Tilitoimisto saattaakin olla yrityksen ensisijainen henkilöstöasioiden kumppani. Tilitoimistolta saatetaan kysyä myös hankintoihin ja rahoitukseen liittyvää neuvontaa, autoasioita tai tuloksen jakamiseen ja verotukseen liittyviä asioita.

Yrittäjällä itsellään on valtava tärkeä rooli ja vastuu kirjanpidon onnistumisessa. Yrittäjällä on aina talousvastuu yrityksensä toiminnasta. Vaikka kirjanpidon ostaisi tilitoimistolta, ei tilitoimisto ole talousvastuullinen. Tämä on tärkeä asia ymmärtää. Luen (liian) usein aloittavien ja pienyrittäjien liiketoimintasuunnitelmista näin: ”Ulkoistan kaiken talouteen liittyvän tilitoimistolle” tai ”Palkkaan kirjanpitäjän, jotta minun ei tarvitse huolehtia rahasta”. Tämä ei pidä ollenkaan paikkaansa! Tilitoimistolta ostetaan kirjanpidon kirjaukset ja mahdolliset muut lisäpalvelut – ei talousvastuuta! Talousvastuu on yrittäjällä itsellään. En voi tätä liiaksi korostaa.

Yrittäjä vastaa itse hinnoittelustaan, ostoistaan, myynneistään, laskutuksistaan ja maksuehdoistaan, investoinneistaan, rahoituksestaan ja siitä että yritystoiminta on kannattavaa ja rahaa riittää kulujen maksuun, oli kyse ostolaskuista, veroista, lainoista tai palkoista. Kun kirjanpitäjä joutuu kyselemään näiden asioiden perään, hän tarvitsee tiettyjä asioita, jotta voi tehdä työnsä. Kirjanpitäjä ei voi, eikä hänen tarvitse pyörittää yritystä yrittäjän puolesta.

Voi olla tilitoimistoja, jotka tarjoavat ulkoistettua ”talousosasto”-palvelua, mutta tällöinkään talousosasto ei vastaa yrityksen taloudesta, vaan yrityksen johto on se, joka siitä vastaa. Talousosaston tehtävänä on tuottaa johdolle sellaisia kirjanpidon aineistoja, että johto saa niistä työkaluja toimintaansa. Aineistot voivat olla historiatietoa, kuten kirjanpidon raportteja ja tunnuslukuja toteumasta, tai tulevaisuustietoja, kuten ennusteita. Talousosasto, talousvastaava tai kirjanpitäjä eivät vastuualueestaan huolimatta ole vastuullisia yritystoiminnan kannattavuudesta.

 

Tilitoimiston tehtävä on hoitaa kirjanpito oikein ja hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Vaikka kirjanpito ostettaisiin tilitoimistolta, kannattaa jokaisen yrittäjän opiskella kirjanpidosta vähintään perusteet. Tämä on siksi tärkeää, että syntyisi ymmärrys mitä kirjanpito on, miksi sitä tehdään, mitä tilitoimisto tekee ja mitä yrittäjän on tehtävä itse. Lyhyitä ja edullisia kirjanpidon peruskursseja löytyy Suomen Yrittäjiltä, kesäyliopistoilta ja avoimista ammattikorkeakouluista.

Tilitoimiston valinta

Yritysrekisterin mukaan Suomessa on 5900 tilitoimistoa. Tuohon joukkoon mahtuu monenlaista tekijää! Tilitoimiston valinta ei ole helppoa.

Kiinnitä huomio näihin, kun valitset tilitoimistoa:

  • Kirjanpitäjän on oltava ammattitaitoinen. Tämä on ehdottomasti tärkein valintakriteeri.
  • Tilitoimistolta tulee saada ne palvelut, joita yrittäjä tarvitsee.
  • Tilitoimiston kanssa tulee syntyä luottamuksellinen ja avoin keskusteluyhteys. Tämä edellyttää tilitoimistolta riittäviä resursseja asiakaspalveluun, kuten nopeaan vastaamiseen.
  • Hinta-laatu-suhteen tulee olla kohdallaan.

Mikäli yrittäjän tarpeet ovat moninaisia, yksi henkilö harvemmin pystyy täyttämään kaikkia vaatimuksia. Tällöin kannattaa kääntyä sellaisen tilitoimiston puoleen, jossa on useita eri osaajia. Taloushallinto on laaja osaamisala. Jos yksi henkilö tarjoaa kaikkia taloushallinnon palveluita, hän tuntee aihealueista perusteet pintaraapaisuna. Yhden henkilön tilitoimisto ei pysty palvelemaan sellaisissa asioissa, jotka vaativat syvällisempää osaamista jostakin tietystä kirjanpidollisesta asiasta. Tämä on tosiasia, sillä millään toimialalla ei ole sellaisia ihmeellisiä ihmisiä, jotka osaavat kaikesta kaiken. Ei edes tilitoimistoissa. Eli kun yrittäjä tarvitsee erityisosaamista tietyistä asioista, ei yhden henkilön tilitoimisto pysty tätä tarjoamaan. Lisäksi toimitusvarmuus yhden henkilön tilitoimistossa voi olla heikko. Mitä tapahtuu, jos tilitoimiston yrittäjä sairastuu tai on lomalla? Tuuraajaa ei ole.

Pieniä tilitoimistoja puoltavat nämä seikat:

  • Hinta on yleensä maltillinen. Pienellä toimistolla ei ole ison tilitoimiston kate- tai tuottovaatimuksia. Pienen tilitoimiston ei tarvitse rahoittaa yrityksen johtoporrasta, hulppeita tiloja tai markkinointikoneistoa. Yleensä pienen tilitoimiston ideologiana on palvella asiakkaat hyvin ja saada työstä itselleen palkka. Tämä pitää hintatason kohtuullisena.
  • Oma tuttu yhteyshenkilö. Pienen yrittäjävetoisen toimiston henkilöstö ei välttämättä vaihdu yhtä tiuhaan tahtiin kuin suuremman. Kun oma tuttu kirjanpitäjä vastaa aina puhelimeen tai sähköposteihin, on mahdollisuus hyvän pitkäaikaisen asiakassuhteen rakentamiseen. Asiakaspalvelu toimii ja ajatellaan yrittäjän eli asiakkaan etua. Näin voi olla suuressakin toimistossa, mutta itselleni on muodostunut käsitys, että pienyrittäjät pitävät palvelusta, jolla on kasvot, ei niinkään chateista ja boteista tai puhelinvaihteista.
  • Tilitoimisto saattaa sijaita omalla paikkakunnalla. Tämä ei ole ollenkaan välttämätöntä, sillä kirjanpidon pystyy kyllä hoitamaan täysin sähköisesti etänä. Silti moni yrittäjä kokee, että on mukavaa välillä piipahtaa tilitoimistossa mappihyllyrivistöjen keskellä. Tällä on arvonsa erityisesti sellaiselle yrittäjälle, joka jostakin syystä ei innostu sähköisestä kirjanpidosta.

Tilitoimiston valinta ei ole helppoa ja ensimmäistä tilitoimistoaan valitseva alkava yrittäjä saattaakin valita väärin. Tai yrityksen lähtötilanteessa oikein, mutta jos ja kun yritystoiminta kasvaa ja kehittyy, tarpeet muuttuvat. Tällöin edullisin oman kylän pieni kirjanpitotoimisto enää välttämättä pysty vastaamaan näihin tarpeisiin. Ellei tilitoimisto pysty kasvamaan ja kehittymään asiakkaidensa mukana, kannattaa harkita tilitoimiston vaihtamista.

Mistä löytää tilitoimiston?

Kysy suosituksia toisilta yrittäjiltä. Ei kannata tyytyä vastaukseen: ”se on hyvä ja halpa”. Kysy tarkemmin perusteluita ja kokemuksia. Nähdäkseni hyvää ja halpaa tilitoimistoa ei ole olemassakaan. Toinen yksinyrittäjä, jolla ei ole kokemuksia muista kuin yhdestä ainoasta tilitoimistosta (jota hän suosittelee), ei ole vertailupohjaa. Kysy mieluummin suosituksia yrittäjiltä, joilla yritys on toiminut jo vuosia. Tai kysy yrittäjältä, jonka yritystoiminta on joko kasvanut tai kehittynyt. Kysy yrittäjältä, joka on joutunut vaihtamaan tilitoimistoa muutaman kerran. Tällaiset yrittäjät osaavat oikeasti vastata kysymykseen, mikä tilitoimisto kannattaa valita ja mikä ei, ja miten palvelut eroavat toisistaan. Suosituksia voi kysyä tutuilta yrittäjiltä kasvokkain tai varta vasten puhelimitse/viestitse, mutta myös yrittäjien someryhmistä, kuten Facebookista. Tällöin kannattaa suodattaa juurikin yhden ainoan tilitoimiston asiakkaiden suositukset ja myös kaupalliset ”suositukset”.

Selaa tilitoimistoja Taloushallintoliiton tilitoimistohaku– palvelusta. Kaikki tilitoimistot eivät kuulu liittoon ja osaavia tilitoimistoja toimii myös liiton ulkopuolella. Eiväthän kaikki yrittäjätkään liity Suomen yrittäjiin. Mutta Taloushallintoliiton jäsenyys saattaa antaa vihiä siitä, että tilitoimistossa kouluttaudutaan aktiivisesti, sillä kirjanpito jos mikä on ala, jossa uudistuksia tulee jatkuvasti ja yksi ammattitaidon edellytys on jatkuva kouluttautuminen. Taloushallintoliiton listaus toimii oivallisena työkaluna, josta voi halutessaan perata vaikka jokaisen tilitoimiston läpi.

Googlesta selaamalla näet sponsoroiduista mainoksista, mitkä tilitoimistot etsivät uusia asiakkaita – sellaiset, jotka eivät pysty ottamaan uusia asiakkaita, tuskin mainostaisivat. Keskustelu kannattaa sopia 3-5 tilitoimiston kanssa valintaa tehtäessä.

Jos olet jo tutustunut taloushallinnon sähköisiin ohjelmistoihin esimerkiksi aiemman palkkatyön puitteissa ja valinta on tehty, kannattaa luonnollisesti valita tilitoimisto, jolla kyseinen järjestelmä on käytössä. Järjestelmäntarjoajilta saa myös maksuttomia esittelyitä, joissa he kertovat ohjelmasta ja tekevät tarjouksen. Järjestelmä kannattaa ehdottomasti ostaa omalle yritykselle omaksi, eikä tilitoimiston kautta. Tämä sen vuoksi, että jos ja kun yritys vaihtaa tilitoimistoa, järjestelmän ollessa oma vaihto sujuu yleensä suhteellisen kivuttomasti. Taloushallinnon ohjelmia ovat mm. Netvisor ja Procountor, mutta on monia muitakin. Mitä pienempi yritys on, sitä riisutumpi versio tarvitaan ja hintakin on edullisempi. Liian järeästä tai ylimitoitetusta ohjelmasta ei kannata maksaa turhaan ylihintaa. Myös liikevaihto ja tositteiden määrä vaikuttaa usein hintaan.

Pienen aloittavan yrityksen ohjelmistojen hinnat ovat yleensä edullisimmillaan tilitoimisto kautta laskutettuna 10€/kk (ns. ohjelmistomaksu) ja suoraan ostettuna kuukausihinnat lähtevät keskimäärin 30 eurosta ylöspäin. Mikäli yrittäjä toivoo, että pääsee itse katsomaan yrityksensä kirjanpitoa, tekemään laskut, maksamaan yrittäjäpalkan ja tekemään muita toimintoja, on tärkeää ostaa taloushallinnon ohjelma omalle yritykselle ja kirjanpitäjä saa tähän käyttöoikeuden. Sähköinen taloushallinnon järjestelmä on todella tärkeä, sillä se mahdollistaa lähes täysin paperittoman kirjanpidon, ja kirjanpitäjän tiliöintityön vähenemisen (jonka pitäisi pienentää kirjanpidon kustannuksia) ja sen, että tilitoimisto voi sijaita missä päin Suomea tahansa.

 

tilitoimisto_sahkoinen_kirjanpito

Menneiden vuosien yrittäjien kuittihelvetti kerran kuussa pitäisi olla historiaa. Hyvä tilitoimisto auttaa yrittäjää sähköistämään kirjanpitonsa siten, ettei se tuota kuun vaihtuessa juurikaan ylimääräisiä toimenpiteitä. Yrittäjän kun kannattaa keskittyä tuottaviin asioihin ja pyrkiä vähentämään turhia aikasyöppöjä. Lue lisää yrittäjän ajanhallinnasta.

 

Mitä kirjanpito maksaa?

Kirjanpito maksaa pienelle päätoimiselle yksinyrittäjälle tyypillisesti noin 100 euroa kuukaudessa. Lisäksi voi tulla järjestelmä- tai ohjelmistomaksuja; pienellä yrityksellä yleensä 10-80€/kk. Tilinpäätöksestä ja veroilmoituksesta laskutetaan kerran vuodessa erikseen tyypillisesti 200-300 euroa. Tämä on todella karkea arvio ja perustuu puhtaasti siihen, että olen nähnyt 20 vuotta alkavia yrittäjiä kouluttaessani tuhansien yrittäjien tarjouspyynnöt kirjanpitopalveluista tai toimivien yrittäjien osalta toteumat kirjanpidon kustannuksista suoraan tilinpäätöksestä. Hintahaitari on kuitenkin suuri ja kirjanpidon hinta riippuu monesta asiasta. Edellä mainitut olivat aikalailla minimitasoa.

Mikäli yritys on sivutoiminen, tositteita tulee vain silloin tällöin, eikä kirjanpitäjälle aiheudu juurikaan työtä, tilitoimisto saattaa tehdä yrittäjälle tuntihintaisen sopimuksen, josta veloitetaan toteutuneen mukaan. Alhaisimmillaan tuntihinta saattaa olla vain 40€/h ja jos tunteja kertyy vain muutama vuodessa, kustannus on olematon. Ja toki on huomioitava, että kirjanpidon kulu on verovähennyskelpoinen kulu yrityksen kirjanpidossa oli yritystoiminta sivu- tai päätoimista.

Tilitoimiston hinta:

  • Montako tositetta yritykselle tulee kuukaudessa. Jokainen meno on yksi tilitapahtuma ja jokainen tulo on yksi tilitapahtuma. Mitä vähemmän tilitapahtumia ja tositteita, sitä vähemmän kirjanpitäjälle syntyy työtä. Tämä luonnollisesti vaikuttaa kirjanpidon hintaan.
  • Tarvitaanko palkanmaksua. Yleensä yksi palkkalaskelma maksaa noin 10-20€/kk. Toiminimiyrittäjät eivät tarvitse palkkalaskelmaa, sillä he voivat nostaa tulonsa yksityisottoina. Toiminimiyrittäjät eivät tarvitse myöskään tulorekisteri-ilmoitusta. Yhtiömuotoisten yritysten yrittäjät voivat hyödyntää myös maksutonta palkka.fi- ohjelmaa yrittäjäpalkan laskemisessa. Toisaalta esimerkiksi Netvisorissa on todella helppokäyttöinen toiminto yrittäjäpalkan maksamiseen.
  • Miten usein esimerkiksi arvonlisävero tilitetään? Väli voi olla kuukausittain, neljännesvuosittain tai kerran vuodessa.
  • Mitä muita palveluita ostetaan? Jos tarvitaan opastusta ja neuvontaa, se luonnollisesti maksaa. Pienet tilitoimistot saattavat vastailla yrittäjän kysymyksiin ilman lisäveloitusta, mutta isommat ja ammattimaisemmat toimistot kyllä laskuttavat asiaankuuluvan hinnan. Tuntihinta saattaa vaihdella esimerkiksi 50-150 euron välillä.
  • Onko taloushallinnon ohjelma yrittäjän oma vai tuleeko ohjelma tilitoimiston kautta.

 

Tilitoimisto on yritys, jonka tavoitteena on tarjota taloushallinnon palveluita asiakkailleen kannattavasti. Paino sanalla yritys. Tilitoimistot eivät näin ollen ole yhdistyksiä tai julkisen sektorin toimijoita, vaan voittoa tavoittelevia yrityksiä, eivätkä luonnollisestikaan tarjoa maksuttomia palveluita – tai ainakaan niiden ei pitäisi sellaisia tarjota. Enää en hämmästele tätä, mutta törmään aloittavien yrittäjien kanssa keskusteltaessa toisinaan tällaiseen: Alkava yrittäjä saattaa jollakin tavalla kuvitella, että esimerkiksi pankkipalveluiden tulisi olla maksuttomia. Ja samoin muidenkin yritysten tukipalveluiden, kuten kirjanpidon. Aina kun vastapuolella on yritys, on sen voitava laskuttaa palveluista asiakkaitaan. Tämä on kannattavan yritystoiminnan peruslähtökohta.

Tilitoimistoilla on valta hinnoitella palvelunsa haluamallaan tavalla. Osa käyttää tuntihinnoittelua, osa tosite+tunti, osa sitoo palvelunsa hinnan myös asiakasyrityksen liikevaihtoon. Kirjanpidon hinta voi olla pienissä yrityksissä 1-2% liikevaihdosta, mutta isommissa se voi nousta useampaankin prosenttiin. Eli kirjanpidon hinta nousee yrityksen kasvaessa, vaikka tositemäärä ei muuttuisikaan. Tämä johtuu usein myös palkanlaskennan kulujen kasvusta.

Tilitoimistojen hinnastot ovat useimmiten avoimesti nähtävillä kotisivuilla, mikä on hyvä asia ja tekee vertailusta helpompaa. Ongelma onkin se, että aloittavan yrittäjän on melko mahdotonta tietää montako tositetta kuukaudessa syntyy ja mitä palveluita hän tulee tarvitsemaan. Jotkut tilitoimistot ovat paketoineet hintansa alkavan toiminimiyrittäjän pakettiin, jonka hinta voi olla esimerkiksi 80€ tai 100€/kk. Tämän hinnoittelumallin ajatuksena on helpottaa ostopäätöstä, sillä hinta on ennustettava.

Yrittäjien toiveissa on löytää hyvä kirjanpitäjä. Miten sitten hyvä ja huono kirjanpitäjä eroavat toisistaan? On huomioitava ja ymmärrettävä tosiasia, että kirjanpitäjienkin osaamistaso vaihtelee. Aivan kuten minkä tahansa muunkin toimialan henkilöiden. Olen joutunut toteamaan, että kirjanpitäjät tekevät paljon virheitä. Pahin virhe yrittäjältä olisi luottaa sokeasti kirjanpitäjään. Olen itsekin valinnut tähän mennessä kaksi kertaa tilitoimiston väärin.

Ensimmäisellä kerralla valitsin juuri sen ”oman kylän” toimijan. Tämä toimisto oli edullinen, mutta ei taipunut lainkaan sähköiseen kirjanpitoon. Seuraavan virhevalinnan tein väärän suosituksen perusteella. Alkuun tomeralta vaikuttanut tilitoimisto vinkattiin minulle taloushallinnon ohjelmiston toimittajan puolelta. Osaamattomuus valkeni vähitellen ja ikävä kyllä kolmas kirjanpitäjä joutui oikomaan virheitä vielä kahden vuoden kuluttua. Tämä on ollut harmillista ja lisäksi myös kallista.

Kolmatta tilitoimistoa valittaessa miltei ainoa valintakriteerini oli osaaminen. Hinta menetti merkityksensä, sillä kahden osaamattoman tilitoimiston jälkeen totesin, etten voi enää toimia sellaisen tilitoimiston kanssa, jossa kirjanpitäjällä ei ole ajantasaista osaamista. Kolmannessa osataan, mutta nyt hinta on niin korkea, että kirpaisee. Osaamisesta joutuu maksamaan. Tilitoimistoalalla tapahtuu paljon yrityskauppoja ja ketjuuntumista. Erinäisten yrityskauppojen myötä nykyinen tilitoimistopalvelun hinta on noussut kohtuuttoman kalliiksi. Vaihdot ovat harmillisia, sillä ne vievät paljon työaikaa ja vaihtamisella on aina hintansa.

Sanoisin, että hyvä kirjanpitäjä on sellainen, että hän osaa työnsä, viestintä kulkee ei vain reaaliaikaisesti vaan ennakoiden, hinnoittelu on järkevä ja yrittäjä kokee voivansa luottaa tilitoimistoon kumppanina. Kauhutarinat tilitoimistoista, joihin kiikutetaan paperikuitteja ja saadaan haukut kadonneista kuiteista, ovat toivottavasti taakse jäänyttä elämää. Nykyaikainen tilitoimisto tarjoaa sähköisen kirjanpidon ja auttaa yrittäjää tuottamaan tilitoimistolle sellaista materiaalia ja informaatiota, että kirjanpitäjä voi tehdä työnsä hyvin. Pelisäännöt ja deadlinet kannattaa sopia selkeiksi ja molempien osapuolten tulee pitää niistä kiinni. Veikkaanpa, että harvemmin tilitoimisto myöhästyy deadlineista. Kyllä se on pikemminkin yrittäjä, joka vaikeuttaa kirjanpitäjän työtä.

 

tilitoimisto_alkava_yrittaja

Kuulen yrittäjien manaavan, etteivät saa tilitoimistoltaan hyvää asiakaspalvelua. Tämä saattaa olla osaltaan persoonakysymys? Kirjanpitäjälle on eduksi olla luonteeltaan tarkka ja huolellinen. Numeroiden käsittely lakisääteisellä tavalla ja ohjelmistojen hallinta saattaa vetää puoleensa henkilöitä, jotka eivät ole niinkään ihmisläheisiä asiakaspalvelijoita. Useimmissa tilitoimistoissa asiakkuudet hoitaakin eri henkilö. Eli sama ihminen ei välttämättä tee kirjanpitoa ja konsultoi.

 

Kirjanpito itse tehtynä vai tilitoimistolta

Lähtökohtaisesti suosittelen aina yrityksen perustajalle kirjanpidon ostamista kirjanpitäjältä. Ainoat poikkeukset ovat nämä:

  • Yrittäjä on itse kirjanpitäjä ja aikoo perustaa tilitoimiston. Eli hänellä on ammattitaitoa kirjanpidon laatimiseen, eikä näin ollen ole tarvetta ulkoistamiseen.
  • Yrittäjä harjoittaa hyvin pienimuotoista ja satunnaista sivutoimista yritystoimintaa toiminimellä tai kevytyrittäjänä. Tällöin riittää esimerkiksi Holvin tai kevytyrittäjäpalveluiden automaattisesti muodostuvat kirjanpidon raportit. Normaali tervejärkinen yrittäjä osaa kyllä täyttää tiedot veroilmoitukseen kerran vuodessa. Toiminimen veroilmoitus ei juuri poikkea yksityishenkilön veroilmoituksesta.

 

Yrittäjän on syytä tiedostaa, että kirjanpito on kokonaan oma ammattinsa. Se edellyttää kouluttautumista. Kuulemani mukaan tilitoimistot palkkaavat nykyään ei niinkään liiketoiminnan perustutkinnon suorittaneita (aiemmin merkantti ja merkonomi), vaan ammattikorkeakoulun suorittaneita tradenomeja tai maisterin tutkinnon suorittaneita kauppatieteiden maistereita. Ala todellakin on kokonaan oma ammattinsa. En tiedä mistä on syntynyt käsitys, että kun yrittäjä perustaa yrityksen, hän yhtäkkiä saisi kuin taikaiskusta taidon tehdä itse oman kirjanpitonsa ilman minkäänlaista koulutusta tai työkokemusta.

Koulutuksen lisäksi kirjanpito edellyttää vankkaa työkokemusta. Kuten millä tahansa muullakin alalla, myös taloushallinnossa koulutus antaa valmiudet, mutta vasta työtä tekemällä syntyy ammattitaitoa. Yleensä mitä kokeneempi kirjanpitäjä, sen osaavampi. Miten ihmeessä alkava yrittäjä edes voisi laatia itse oman kirjanpitonsa?

Syitä siihen, miksi yrittäjän ei pidä tehdä itse omaa kirjanpitoaan:

  • Miksi käyttää työaikaa kirjanpidon opettelemiseen? Ellei osaa kirjanpitoa, sen joutuu opettelemaan. Uuden ammatin opetteleminen yrittäjyyden rinnalla vie aikaa.
  • Virheiden määrä moninkertaistuu. Koska virheitä väistämättä tulee, joutuu yrittäjä useimmiten kääntymään kuitenkin kirjanpidon ammattilaisen puoleen. Jos tilitoimisto ylipäätään haluaa ottaa asiakkaakseen pienyrittäjän, joka on itse tehnyt kirjanpitonsa virheellisesti (moni kieltäytyy suoraan tällaisista asiakkuuksista), he joutuvat käymään koko kirjanpidon läpi niin kuluneelta tilikaudelta kuin usein myös aikaisemmilta tilikausilta. Tämä vie aikaa ja tämä se vasta maksaakin! Joskus summa on niin korkea, ettei yrittäjä pysty sitä maksamaan. Lisäksi kun kirjanpito on korjattu, sieltä voi löytyä veroseuraamuksia maksettaviksi. Eli ”tein itse ja säästin” ei toimi tässäkään tapauksessa.
  • Kirjanpidon tekemiseen kuluu aikaa. Siis vaikka sen osaisikin tehdä, se vie yrittäjältä työaikaa. Kirjanpito on yrityksessä toki välttämätön ja pakollinen toiminto, mutta se on edelleen kuitenkin tukitoiminto. Korostan sanaa TUKI. Yrittäjän tulee ehdottomasti käyttää työaikansa tuottavaan työhön, josta hän voi laskuttaa. Tai sellaiseen työhön, joka kehittää yritystoimintaa eteenpäin, kuten myynti tai tuotekehitys. Aikaa on käytettävissä aina rajallinen määrä. Etenkin yhden henkilön yrityksissä olisi hulluutta räpeltää kirjanpidon parissa samaan aikaan kun esimerkiksi asiakkaista on pulaa. Tällöin pitäisi keskittyä markkinointiin ja myyntiin.

Silti sympatiani ovat aloittavien yrittäjien puolella. Kirjanpito koetaan vaikeaksi. Samanaikaisesti yritystä perustettaessa on käytössä vain vähän rahaa. Lue täältä lisää mitä yrityksen perustaminen maksaa. Kirjanpito nähdään harmillisena kulueränä. Sitä ei osata vielä nähdä hyödyllisenä työkaluna oman yritystoiminnan kehittämisessä. Näin ollen päädytään usein joko tekemään kirjanpito itse tai ostamaan se sieltä mistä halvimmalla saadaan. Tämä on ymmärrettävää markkinoilletulovaiheessa. Mutta sitten kun yritys jo pyörii ja kasvaa, on kirjanpitoasioihin kiinnitettävä enemmän huomiota. Hienoa, jos ensimmäinen tilitoimisto osoittautui nappivalinnaksi! Tällöin ei ole tarvetta vaihdolle. Mutta usein on, eikä vaihtamista pidä arkailla. Pohjatyöt kuitenkin kannattaa tehdä huolella, jottei tilitoimistoa vaihdettaessa jouduta ojasta allikkoon.

 

tilitoimisto_vai_kirjanpito_itse

Moni pienyrittäjä kertoo tekevänsä kirjanpidon siksi itse, että haluaa tietää missä mennään. Tämä ei ole perustelu tehdä itse kirjanpitoa. Yrittäjä kyllä näkee ostolaskunsa ja tekee useimmiten itse myyntilaskunsa, vaikkei tekisi itse varsinaisia kirjanpidon kirjauksia. Edullisimmillaan pienen yrityksen kirjanpito maksaa jopa vain 40€/kk, mutta yrittäjältä siihen kuluu varmasti aikaa enemmän kuin tunti kuukaudessa. Mitä enemmän tällainen yrittäjä tekee itse kirjanpitoa, sitä tappiollisemmaksi se käy.

Pienen yrityksen kirjanpito

Keskityin tässä kirjoituksessa tilitoimiston valintaan. Kirjoitukseni on tarkoitus helpottaa aloittavaa yrittäjää, joka pohtii mitä on pienen yrityksen kirjanpito, mistä löytää kirjanpitäjän ja mitä kirjanpito maksaa. Yrittäjät ovat usein siinä mielessä turhan vaateliaita tilitoimistoaan kohtaan, ettei palvelusta haluta maksaa. Yrittäjät kyselevät minultakin halpaa kirjanpitäjää tai halpaa tilitoimistoa. Saman aikaisesti halutaan luopua nykyisestä kirjanpitäjästä, joka ei palvele, ei auta, ei konsultoi.

Hyvät yrittäjät, jos haluatte konsultoivan kirjanpitäjän, se maksaa! Sellaista kirjanpitäjää ei saa 40 eurolla kuukaudessa. Jos haluat neuvoja antavan tilitoimiston, jossa istutaan kaksi kertaa kuukaudessa kahden kesken alas, tutustutaan euroihin, suunnitellaan kasvua, hinnoittelua, verotusta ja muita talousjohtamisen asioita, jo pelkästään tästä on maksettava useita satoja euroja kuussa lisähintaa. Mutta parhaimmillaan se tuottaa tuhansina, ellei kymmeninä tuhansina euroina hintansa takaisin.

Aina osaava yritystalouden konsultti ja taitava kirjanpitäjä eivät ole sama henkilö. Kuten aiemmin totesin, taloushallinto on laaja aihealue. Jos yrittäjä kaipaa erikoisosaamista, sitä ei saa yhdeltä henkilöltä aiheesta kuin aiheesta. Talousjohtamisen syvällistä osaamista ei välttämättä saa omalta kirjanpitäjältä, vaan talousjohtamisen konsultilta. Yleistän nyt melko jyrkästi, mutta näin asia on jokaisella toimialalla.

Pienen yrityksen kirjanpito kuitenkin onnistuu yleensä lähes kaikilta tilitoimistoilta. Yritystä perustettaessa sovi tapaaminen 3-5 tilitoimiston kanssa. Keskustele, kysy, vertaa. Pyydä tarjouksia ja tsekkaa taustat, kuten kirjanpitäjän koulutus ja työkokemus, suositukset ja tilitoimiston taloustiedot. Pohdi, kaipaatko itse oikeasti halvinta mahdollista kirjanpitoa eli pelkkiä lakisääteisiä tositteiden kirjauksia taloushallinnon järjestelmään vai kaipaatko oikeasti lisäoppia yrityksen taloudesta. Ne ovat kaksi eri asiaa ja hintalappukin on eri.

 

Kommentoi